Организация адвокатского бюро - отличный способ для адвокатов, секретарей и помощников адвокатов поддержать адвокатов. В небольших адвокатских конторах адвокатам, возможно, даже придется самоорганизоваться. В большинстве адвокатских контор есть централизованная система регистрации, и материалы дел проверяются адвокатами только тогда, когда это необходимо для работы над делом. Поскольку адвокаты проводят свое время, встречаясь с клиентами, посещая судебные разбирательства, принимая показания и выполняя другие дела, они зависят от офисной организации, которая в случае необходимости находит документы.
Перспективные случаи
Каждому адвокату в адвокатской конторе нужна система для отслеживания информации, связанной с предполагаемыми делами.Джим Виркен, адвокат по гражданским делам и председатель совета юридической группы Wirken в Канзас-Сити, рекомендует использовать форму, называемую «Отчет о новых перспективах». Эта стандартная форма помогает адвокату отслеживать информацию о потенциальном клиенте, вести записи разговоров по этому вопросу и записывать время, потраченное на консультации по этому вопросу. Если файл дела открывается позже, адвокат или специалист службы поддержки могут использовать эту форму для создания бумажного файла и нового файла в системе базы данных управления делами.
Организация файлов
Файловая организация является ключом к организации адвокатского бюро. Этот процесс важен для организации дел и организации бухгалтерских записей. Организация файлов также помогает адвокатскому бюро обуздать восприятие клиентом злоупотреблений и облегчает удержание клиентов. Для бумажных файлов адвокатское бюро должно разработать систему организации каждой файловой папки. Например, в каждом разделе файла каждый раз должны размещаться документы одного и того же типа. В каждом разделе документам могут потребоваться цветные вкладки (с цифрами или датами), чтобы указать, где начинается и заканчивается каждый документ. Документы должны быть представлены в хронологическом порядке, либо с самым последним документом сверху или сзади каждого раздела.
Юридическая фирма может разработать руководство по папкам с файлами и предоставить его всем сотрудникам. Новым регистраторам, возможно, потребуется обучение, чтобы понять руководство по файлам. Адвокаты и сотрудники юридической поддержки должны полагаться на профессиональных сотрудников подачи документов для выполнения большинства задач подачи документов.
Электронное хранилище данных
Организация может также использовать систему базы данных управления делами для отслеживания дел и информации об учете. Некоторые системы управления базами данных включают возможность прикрепления факсов, электронных документов и отсканированных документов к файлам дел в электронной базе данных. Некоторые системы баз данных особенно полезны для нестандартных задач, таких как проверка наличия у адвоката конфликта интересов при представлении клиента (что может привести к нарушению этических норм).
Сотрудники и адвокаты должны пройти обучение тому, как использовать эту систему управления базами данных для хранения информации в электронном виде. Адвокатское бюро может пожелать ограничить профили пользователей, которые могут вставлять или удалять записи, чтобы предотвратить потерю важной клиентской информации.
