Многие люди не будут читать инструкции, кроме как в крайнем случае. Как только люди их прочитают, они будут полезны, только если они написаны ясным и лаконичным языком. Когда вы поймете свою аудиторию, вы будете лучше подготовлены, чтобы представить вступление с последующими инструкциями.
Изучите свою аудиторию
Инструкции обычно говорят читателю, как делать, создавать, эксплуатировать или поддерживать продукт или процедуру. Во-первых, оцените целевую аудиторию, чтобы понять, насколько хорошо они понимают тему. Например, если вы пишете инструкции для новых сотрудников, они должны быть написаны простым языком, в то время как инструкции для высшего руководства могут включать больше отраслевого языка. Используйте язык, подходящий для читателей, и включите столько деталей, сколько им нужно для выполнения задачи.
Создать введение
Очень часто читатели пропускают повествовательное вступление и переходят прямо к инструкциям. Один из способов помочь читателям пройти через введение - это написать объяснение или причину инструкций в нумерованном списке вместо формы абзаца. Читатели с большей вероятностью просматривают список. Включите цель инструкций, кто должен прочитать документ и что он включает, каждый под отдельным заголовком. Это введение также дает читателям подсказку о том, что не охвачено.
Использовать активный голос
Воздержитесь от использования пассивного голоса, такого как «Белый провод должен быть вставлен в штекер A.» Вместо этого напишите инструкцию в виде команд, требующих активного голоса, таких как «Вставьте белый провод в штекер A.» Независимо от того, пишете ли вы список, повествование или буклет, разбейте длинные предложения с несколькими шагами на краткие инструкции, которые перечислены под заголовками. Разбейте предложения, содержащие слово «и», на более короткие отдельные предложения. Вместо того, чтобы писать «Кабель должен быть сращен и помещен в красную розетку», напишите два предложения, начинающиеся с глаголов действия, таких как «Соедините кабель. Поместите сращенный кабель в красную розетку ». Четкий, смелый заголовок мог бы сказать что-то вроде« Подсоедините провода ».
Отдельные действия от пояснительной информации
Очень часто инструкции также нуждаются в пояснениях. Пишите пояснительные комментарии одним из двух способов. Выделите фактические инструкции так, чтобы они выделялись, или предоставьте пояснения в отдельной колонке для справки. Одна из тактик заключается в размещении шагов на одной стороне документа с пояснениями в коротком абзаце в столбце рядом друг с другом. Другой, более эффективный способ состоит в том, чтобы выделить реальные инструкции и завершить шаг, написав объяснение. Например, «Нажмите красную кнопку в течение трех секунд (выделено жирным шрифтом). Это позволит свету активироваться ».
