Компании используют руководства по процедурам администрирования офисов для обучения сотрудников, создания или приобретения программного обеспечения и повышения эффективности работы в офисе. Программное обеспечение является большой частью офисных операций и требует процедур для определения компьютерных операций, таких как безопасность, создание базы данных и доступ к ней, протокол электронной почты и защита от вирусов. Руководство по процедурам часто включает в себя блок-схемы, которые помогают в создании или покупке программного обеспечения, соответствующего потребностям вашего офиса.
Администраторы офиса отвечают за обработку и управление записями и документами; подготовка к встречам, конференциям и специальным мероприятиям; организация поездок; и общение с клиентами, руководством, поставщиками и персоналом. Эффективное руководство по процедурам описывает офисную практику четко и как можно более подробно. Новый сотрудник должен иметь возможность обратиться к руководству за информацией о служебных процедурах.
Предметы, которые вам понадобятся
-
3-кольцевая папка
-
Программное обеспечение для обработки текстов
Как написать административные процедуры офиса
Определите процедуры
Руководство по административной процедуре состоит из нескольких процедур. Начните с самого высокого уровня, самых общих процедур, и перейдите к самому подробному. Должна быть высокоуровневая блок-схема, показывающая, как каждая процедура вписывается в эту категорию. Блок-схемы позволяют очень легко обучать новых сотрудников, поскольку они представляют собой графическое представление их рабочего процесса. Пример ниже является простой иллюстрацией некоторых служебных процедур.
1. Офисные записи
1.1 Закупка расходных материалов 1.2 Хранение 1.3 Обработка почты 1.4 Планирование
1.3 Обработка почты
1.3.3 Получение почты -> 1.3.4 Сортировка почты -> Требуется немедленный ответ? -> Да -> Пометить как срочное -> Доставить нет -> Не отмечать -> Доставить
При написании руководства предоставьте письменные детали для каждого подзаголовка. Например:
1.3.3 Получение почты. Почта сортируется в почтовом отделении и доставляется в каждое отделение почты отделения к 10 часам утра. Офисный помощник забирает почту, сортирует ее (см. 1.3.4) и определяет, требует ли почта немедленного ответа (см. 1.3.5).
Сбор информации о процедуре
Это самый важный шаг в процессе написания и займет больше всего времени. Убедитесь, что вы понимаете процедуру, которую вы описываете, и масштаб проекта. Понять аудиторию для этой процедуры и как она вписывается в процедуры более высокого уровня. Кто поставщики для процедуры? Кто является владельцами и экспертами? Кто клиенты? Если у вас есть четкое понимание вышеизложенного, выполните следующие действия:
- Напишите набор вопросов для интервью. Что нужно знать, чтобы написать подробную процедуру?
- Проведите интервью и запишите результаты.
- Создайте блок-схему, которая отображает входные данные для процесса, рабочие шаги и выходные данные.
- Проверьте точность созданных вами потоковых диаграмм с владельцами процессов.
Написать черновик руководства
Выберите формат для руководства и убедитесь, что руководство соглашается с этим форматом. Изложите всю инструкцию. Вы не хотите переписывать руководство, потому что нет соглашения по формату или содержанию. Используйте скоросшиватель с 3 кольцами, чтобы можно было легко вносить изменения и обновления. Включите следующее для каждой документированной процедуры:
- заглавие
- Вступление
- обзор
- Дата проверки
- Владелец процедуры - используйте названия соответствующим образом и избегайте использования личных имен
- Блок-схема с пошаговыми описаниями
- Определения
- Материалы или программное обеспечение, используемые в процедуре
- Иллюстрации, таблицы, диаграммы и графики в зависимости от ситуации
Просмотр и редактирование
Рассмотрите руководство ответственной командой управления, владельцем процедуры и клиентом процедуры. Если клиент является сторонним по отношению к организации, обязательно запросите одобрение руководства, прежде чем запрашивать проверку.
Возможно, вы захотите, чтобы кто-то, кроме автора, прошел каждый этап процесса, чтобы проверить его точность и полноту. Если существуют юридические ограничения, убедитесь, что ваша внутренняя юридическая организация проверяет руководство на соответствие.
Проанализируйте и исправьте все недостатки, обнаруженные в процессе проверки, и напишите окончательную версию. Получите окончательные подписи одобрения на соответствующем уровне перед публикацией документа.
Назначьте единственного владельца руководства, ответственного за документирование обновлений.
