Хорошо поддерживаемая система регистрации позволяет быстро получить доступ к важной информации и сэкономить деньги компании, сэкономив время. Предприятия, школы, правительственные учреждения и даже обычные люди используют системы регистрации, чтобы держать свои дела организованными. Выберите между четырьмя различными типами файловых систем для вашего офиса. Каждый предлагает свои преимущества и недостатки.
Алфавитная система подачи
В алфавитной системе подачи документов организуйте записи в соответствии с именем - либо именем человека, компании или субъекта - в соответствии с буквами алфавита. Используйте эту систему подачи двумя разными способами. Актуальная алфавитная файловая система, также известная как словарная система, хранит отдельные записи в алфавитном порядке. Эти системы хранения данных хорошо работают при хранении небольшого количества записей, менее 5000 файлов, по данным компании Ancom, занимающейся регистрацией файлов.
Эта система оказывается проблематичной, когда у вас много клиентов или клиентов с одинаковым именем. Используйте географическую систему - также называемую энциклопедией или классифицированной системой - для организации больших объемов записей. В этой системе предметы группируются по широким категориям в зависимости от местоположения, например, города, округа или штата. Категории и файлы в каждой категории расположены в алфавитном порядке.
Цифровая система подачи
При использовании числовой системы регистрации присвойте номера каждому файлу и расположите номера в последовательном порядке. Файлы для людей с одинаковыми именами не будут иметь повторяющихся заголовков, как в алфавитной системе. Эта система также обеспечивает лучшую конфиденциальность файлов, так как в файлах не отображаются имена, и они хорошо работают при работе с большим объемом файлов. Вместо присвоения файлам номера, используйте хронологическую систему, которая упорядочивает файлы по дате.
Терминальная система подачи цифр
При использовании терминальной регистрации номеров присваивайте номера файлов в последовательном порядке, но сохраняйте их в соответствии с двумя последними цифрами. Ancom приводит примеры поиска файла с номером 17234. Сначала вы переходите в раздел 34 системы хранения, затем ищите 72 области этого раздела и, наконец, ищите файл 1. Эта система хорошо работает, когда хранится более 10000 файлов.
Буквенно-цифровая система подачи
Используйте как буквы, так и цифры для организации файлов в алфавитно-цифровой системе хранения. Например, используйте две буквы для обозначения состояния, в котором живет клиент, а затем цифру для обозначения номера его счета. Это позволяет упростить предварительную сортировку при необходимости извлечь большое количество файлов из одного места.
