Предприятия и организации зависят от того, чтобы линии связи оставались открытыми и оставались надежными между различными частями и подразделениями. Без способности эффективно общаться, функции компании начинают быстро разрушаться. Однако каждый, кто общается по-своему, также ведет к хаосу. Это где протоколы рабочего места вступают в игру.
Протоколы определены
Проще говоря, протоколы являются внутренними правилами, которые члены организации должны соблюдать и использовать. Убедившись, что целевые действия обрабатываются в соответствии с протоколами, организация обеспечивает последовательность и соответствие на каждом уровне. Недостатком, однако, является то, что слишком большое количество протоколов приводит к избыточности, бюрократии и, что еще хуже, к ненужным задержкам. Это работает против организации, которая пытается быть проворной и гибкой. Достигните баланса между соответствием и отзывчивостью.
Электронная связь
В дополнение к проблеме управления тем, как люди в одной организации общаются, электронные и компьютерные методы усложнили проблему. Скорость электронного общения часто приводит к тому, что проблемы возникают быстрее и распространяются дальше, когда допущены ошибки. Смартфоны, электронная почта, обмен мгновенными сообщениями и компьютерные файлы только добавляют к потоку сообщений.
Письменное сообщение
Письменные сообщения, наиболее традиционные методы делового общения, легко стандартизируются организациями, поэтому их можно правильно направлять и расставлять приоритеты. Это делается путем выбора разных методов для разных уровней важности. Электронные письма, заметки и основные сообщения могут быть использованы для ежедневного общения. Меморандумы и письма на фирменном бланке компании представляют сообщенные вопросы в более официальной форме. Зарезервируйте проблемные документы и отчеты для обсуждения политики и важных усилий по принятию решений.
Электронные сообщения
Проблема с электронной почтой, мгновенными сообщениями и Интернетом заключается в том, что организации часто очень быстро теряют контроль над сообщением и его аудиторией. Организации хорошо обслуживаются путем регулярного обучения персонала рискам и опасностям электронной связи, резервируя эти инструменты для ежедневного, регулярного общения и обучения персонала пониманию того, как регулярно удалять старые сообщения и хранить только важную информацию. Слишком часто люди используют эти инструменты для глупых или личных сообщений. Результаты могут варьироваться от неловких до серьезных, если впоследствии эти файлы будут воскрешены в судебных или юридических делах.
Правила написания
Как часть протоколов, организации также получают выгоду от того, что любые коммуникации следуют четким правилам использования. Это означает, что персонал должен понимать, как правильно общаться в письменной форме. Быстрые, технические аббревиатуры, такие как LOL, WTB, WU, LTR и т. Д., Не относятся к профессиональным произведениям. Персонал должен понимать, что ему нужно общаться на правильном языке, что делает акцент на орфографии и грамматике.
Устные сообщения
Протоколы для устного общения могут быть реализованы аналогично письменным документам. Должны быть уровни для устных встреч, в том числе случайных обсуждений, официальных встреч, иерархических встреч и взаимодействий при выработке политики / принятии решений. Каждое из этих событий должно иметь четкое представление о том, как общаться, как долго и как обрабатывать реакции и решения. Неспособность сделать это в бизнесе часто приводит к специальному взаимодействию, которое, будучи удобным в небольших группах, начинает создавать проблемы по мере роста организаций.
