Независимо от того, управляете ли вы галереей или продаете свое собственное искусство, счет может быть вашей последней связью с покупателем. Выбор формата, который согласуется с вашим фирменным бланком и поддерживает имидж вашего бренда, превращает ваши счета в маркетинговые инструменты, которые оставляют хорошее впечатление. Вы можете настроить шаблоны, найденные в программах обработки текстов и специализированных счетов, или создать свои собственные. Однако ваш макет должен привести к чистому, легкому для чтения документу, объединяющему связанную информацию.
Создать системы нумерации
Разработайте систему нумерации заданий или проектов для организации информации о клиентах, отслеживания расходов и определения работы, отправляемой в принтеры, рамочные магазины и другим поставщикам от имени ваших клиентов. Creative Public рекомендует систему, которая включает в себя номер и краткое описание. Например, 15-003-05-Ceramic-Smith, может быть третьим проектом, который у вас был в мае 2015 года для клиента по имени Смит. В рамках этой системы вы назначите 15-067-09-ArtFest вашему 67-му проекту в сентябре 2015 года.
Создайте отдельную систему нумерации для идентификации ваших счетов. Нумерация счетов-фактур упрощает подготовку налоговой отчетности и отслеживание платежей на конец года, а также дает бухгалтерии клиентов необходимые справочные номера. Выберите комбинацию с последовательным номером года, предложенную журналом Smashing Magazine, например, 2015015 для 15-го счета-фактуры, написанного в 2015 году, или ссылку на клиента и порядковый номер для этого клиента, например TA025, для 25-го проекта Time Advertising с вами.
Назначьте номер работы и номер счета-фактуры для работы, которую вы хотите выставить.
Подготовьте заголовок
Введите слово «СЧЕТ» в верхней части страницы, если в вашем шаблоне его еще нет.
Сгруппируйте свой логотип, название галереи / студии или ваше имя и адрес, а также ключевые контактные данные, такие как номер телефона, адрес электронной почты и URL-адрес веб-сайта, в одном разделе.
Введите информацию вашего клиента, включая название компании, имя человека, который купил работу, а также их адрес и номера телефонов.
Введите детали транзакции
Посвятите один раздел в верхней половине страницы, чтобы отметить дату, номер счета, номер заказа клиента, если таковой имеется, и номер работы, который вы назначили для работы.
Добавьте причитающуюся сумму и ваши условия оплаты, такие как «Оплачиваемый при получении» или «Холст в рамке, доставленный после получения платежа», когда доставка зависит от удовлетворения причитающейся суммы.
Опишите права, которые клиент покупает - для цифровых произведений - например, «Единовременное использование. Все права на перепечатку и другие права принадлежат художнику через 30 дней». Арт-юридическая фирма Stropheus рекомендует отметить, что вы сохраняете за собой право первого отказа, если покупатель захочет перепродать вашу работу.
Укажите ваш федеральный EIN - идентификационный номер работодателя - или ваш номер социального страхования, поскольку галереи, музеи и корпоративные клиенты нуждаются в этой информации для налоговой отчетности.
Перечислите варианты оплаты, которые вы предлагаете, например, чек, PayPal, Square или кредитную карту, и предоставьте все реквизиты счета, необходимые клиенту для оплаты.
Полный раздел для сборов
Начните этот раздел с фразы, такой как «Услуги, предоставляемые следующим образом:».
Опишите назначение достаточно подробно, чтобы описание было понято другими позже. Например, вместо «Обучение искусству» напишите «10 иллюстраций ручкой и чернилами для руководства по обслуживанию колесного погрузчика».
Обратите внимание на структуру вознаграждения в виде фиксированной или почасовой ставки плюс соответствующая сумма в долларах. Не забудьте указать количество оплачиваемых часов при определении цены за час. Добавьте общий креативный заряд для этого раздела.
Укажите любые расходы, для которых вы запрашиваете возмещение. Включите достаточно описания, чтобы клиент мог сопоставить каждую позицию с предоставленными вами квитанциями. Добавьте итог для категории расходов.
Укажите любые депозиты или авансы, сделанные клиентом.
Обратите внимание на общую сумму задолженности за вычетом любых платежей, полученных на сегодняшний день. Университет Куцтауна в Пенсильвании рекомендует использовать цифры и слова, такие как «Общая задолженность: 750 долларов. Семьсот пятьдесят долларов».
Следуйте советам Freshbooks и добавьте «Спасибо за ваш бизнес!» в нижней части страницы, чтобы увеличить ваши шансы на быструю оплату.
подсказки
-
Использование номера, отличного от 001, для первого счета означает, что ваш бизнес более устойчив.
Попросите клиентов заплатить вам под вашим именем, если у вас нет банковского счета в названии вашей компании или счета «Ведение бизнеса как» в вашем банке, чтобы избежать проблем с обналичиванием чеков.
