Многие предприятия, как крупные, так и малые, используют выпущенные компанией кредитные карты как способ для сотрудников совершать небольшие покупки или оплачивать другие связанные с бизнесом расходы. Чтобы уменьшить вероятность неправильного использования, сотрудникам и их руководителям следует сообщить четко определенные правила использования карт. Эти политики должны решать такие вопросы, как надлежащее использование, безопасность, ограничения и процедуры проверки.
Обязанности владельца карты
Сотрудники, выбранные для получения деловых кредитных карт, должны нести ответственность за безопасность карты, а также за конфиденциальность информации, связанной с компанией. Эта обязанность должна включать хранение карты в надежном месте, защиту персонального идентификационного номера карты и проверку выписок на предмет мошеннических действий. Кредитные карты компании никогда не должны использоваться кем-либо, кроме владельца карты. Утерянные или украденные карты должны быть сообщены эмитенту карты и компании как можно скорее.
Пределы расходов
Кредитные карты компании должны включать лимиты расходов в соответствии с ожидаемыми потребностями работника. Эти ограничения должны быть сообщены работнику во время выдачи и строго соблюдаться. Сотрудники должны следить за тем, чтобы использование не превышало этот лимит, или нести чрезмерные штрафы или сборы. Кредитные карты компании никогда не должны использоваться для выдачи наличных.
Отчет об использовании
Сотрудники должны нести ответственность за регулярные отчеты об использовании назначенному руководителю.Эти отчеты должны включать подробное объяснение индивидуальных расходов, оригинальные квитанции и соответствующие коды бухгалтерского учета компании. Эта информация должна быть приложена к соответствующему ежемесячному отчету и представлена с достаточным количеством времени, чтобы избежать просроченных платежей.
Личное использование
За исключением случаев, когда это входит в компенсационный пакет для сотрудников, личное использование кредитной карты компании не должно быть разрешено. Личное использование должно быть определено как любые расходы, не связанные непосредственно с управлением бизнесом или связанными с этим расходами. Личное использование в чрезвычайной ситуации должно потребовать дополнительного объяснения и немедленного погашения компании.
Обзор использования
Проверка использования кредитной карты сотрудника должна проводиться на регулярной основе. Эта проверка должна проводиться как непосредственным руководителем сотрудника, так и сотрудником отдела бухгалтерского учета. Руководитель работника должен нести ответственность за определение использования, применимого и соответствующего должностным обязанностям работника. Бухгалтерия должна убедиться, что платежи и кредиты обрабатываются должным образом и лимиты использования не превышены.
