Бухгалтерский учет - это процесс анализа и записи транзакций. Анализ транзакций и записи в журнале - это первые два этапа цикла учета. Проводка - это перенос записей журнала в главную книгу, которая обычно содержит отдельную форму для каждой учетной записи. Журналы регистрируют транзакции в хронологическом порядке, а бухгалтерские книги суммируют транзакции по счетам. Регистрация состоит из нескольких простых шагов, согласно «Бухгалтерскому учету в колледже» Джона Эллиса Прайса и других.
Имя пользователя
Первым шагом является ввод имени и номера учетной записи в форму регистра. У двух основных финансовых отчетов компании, отчета о прибылях и убытках, есть разные счета. Отчеты о прибылях и убытках включают продажи (или доходы), себестоимость проданных товаров, расходы на маркетинг и рекламу, расходы на амортизацию, проценты и налоги. Балансовые счета включают денежные средства, дебиторскую задолженность, кредиторскую задолженность, облигации к оплате, накопленную амортизацию, нераспределенную прибыль и обыкновенные акции. Амортизация - это постепенное распределение стоимости основных средств в течение срока их полезного использования.
Детали входа
Второй шаг заключается в публикации даты, описания и ссылочного номера каждой записи журнала для каждой учетной записи в течение отчетного периода. Ссылочный номер может быть в форме «J #», где «J» относится к журналу компании, а «#» относится к номеру страницы журнала. Например, J1 будет означать, что запись со страницы 1 журнала. Описание такое же, как в журнале: например, «Денежная квитанция, номер счета-фактуры 11-1097».
Дебеты и кредиты
Регистрация дебетов или кредитов является следующим шагом в процессе публикации. Каждая транзакция должна иметь как минимум один дебет и один кредит. Задолженность увеличивает счета активов баланса, таких как денежные средства и запасы, и увеличивает счета расходов отчета о прибылях и убытках, такие как расходы на маркетинг и зарплату. Дебиторская задолженность уменьшает балансовые счета обязательств, такие как векселя к оплате, и счета собственного капитала, такие как нераспределенная прибыль. Дебет также уменьшает счета продаж в отчете о прибылях и убытках. Кредиты увеличивают балансовые счета пассивов, счета акционеров и счета продаж. Кредиты уменьшают балансовые счета активов и расходные счета.
Остаток средств
Четвертый шаг - это расчет текущего дебетового и кредитового баланса для каждой учетной записи. Например, если на денежном счете дебетовая запись составляет 10 000 долларов США, кредитовая запись 5000 долларов США и дебетовая запись 25 000 долларов США в три отдельные даты, общая сумма дебетов составляет 10 000 долларов США плюс 25 000 долларов США или 35 000 долларов США, а сумма кредитов составляет 5000 долларов США. Поэтому дебетовый остаток на последнюю дату составляет 35 000 долл. США за вычетом 5000 долл. США или 30 000 долл. США.
Исправление ошибки
Последний шаг в процессе проводки - проверка на наличие математических ошибок и ошибок передачи данных. Пакеты программного обеспечения для бухгалтерского учета могут уменьшить эти ошибки за счет автоматизации, но проверка чисел является разумным шагом, который предотвращает распространение ошибок в финансовой отчетности.
