Прощаться не всегда легко, будь то личные или профессиональные отношения, которые вы покидаете. Но когда вы расстаетесь со своими клиентами, независимо от причины, важно быть преднамеренным, прозрачным и тактичным, когда вы делитесь новостями. Ваши клиенты играют важную роль в вашем бизнесе, и вы должны относиться к ним как таковой.
Создать значимое письмо
Написание прощальных писем клиентам не должно быть сложным. Но это должно быть сделано своевременно. Многие из нас бросаются сквозь концовки из-за страха перед возникающими эмоциями, или они плохо спланированы, или полностью пропущены, когда мы движемся вперед в своем собственном направлении. Так не должно быть. Отметьте событие и почитайте роль, которую ваши клиенты сыграли в вашем бизнесе.
Знай своего читателя
Это может показаться очевидным, но важно уяснить причину переписки с клиентами. Вы выходите из бизнеса? Вы уходите на пенсию? Или вы устраняете «проблемных» клиентов из вашей компании? Есть ли у вас более официальные отношения с вашими клиентами или они более случайные? Понимание того, кому адресовано письмо, и ваши отношения с ними помогут вам определить, как писать с соответствующими проблемами голосовой адресации.
Например, если вы пишете прощальные письма группе нежелательных клиентов, вы можете использовать так называемый подход козла отпущения, который сообщает вашему
Будь сжатым, но теплым
Скорее всего, ваше письмо повлияет на ваших клиентов. Когда вы пишете свое письмо, подумайте о своем сообщении. Используйте язык, который ясен и краток, но используйте тон, который является дружественным и доступным. Вы передаете информацию своему клиенту, и важно быть максимально кратким. Длинные объяснения с подробностями не нужны;
Не хороните новости
В профессиональных отношениях первый абзац прощального письма клиента должен четко указывать, что отношения с клиентом прекращаются, сроки и статус услуг, согласованные в любых ранее выпущенных контрактах или соглашениях. Делая это, вы задаете тон и проясняете свою переписку. Попытка приукрасить завершение или похоронить плохие новости только сбьет с толку клиента.
Подготовьте своих клиентов к изменениям
В случаях, когда вы прощаетесь со своими клиентами, потому что вы покидаете компанию, будьте уверены, что произойдет дальше. К концу письма клиенты должны хорошо понимать, почему вы уходите, сроки и то, что они могут ожидать. Всегда предлагайте своим клиентам способ связаться с вашей компанией и сообщить им о следующих шагах.
Написание прощального письма вашему клиенту не должно быть негативным опытом. На самом деле, это может повысить ваш авторитет и профессионализм. Сохраняйте это простым, кратким и ясным, и, скорее всего, ваши действия будут оценены.
