Успешные системы управления записями надежно хранят записи и создают организационный метод для создания, обслуживания, использования и удаления записей. Создание и постоянное обновление руководств по управлению записями имеет важное значение для поддержания целостности системы. С помощью рекомендаций по требованиям к информации, методам ввода, срокам хранения и резервному копированию, правилам безопасности и точным отчетам вы можете создать эффективную систему управления записями.
Информация
Разработайте руководящие принципы для того, какой тип информации ваша компания хочет и должна хранить. Это должно включать контракты, файлы сотрудников, учредительные документы, записи о клиентах, нормативные данные, финансовые отчеты и любую другую соответствующую информацию, которая необходима бизнесу. Составьте этот список, проконсультировавшись с несколькими отделами, чтобы обеспечить полноту и соответствие всем функциональным потребностям. Просмотрите окончательный список с юрисконсультом вашей компании, чтобы убедиться, что информация, необходимая для выполнения юридических обязательств, включена в ваши рекомендации по хранению документации.
Методы ввода
Разработайте методологию ввода данных для каждого типа записи. Записи могут вводиться вручную, импортироваться из дополнительных систем или вводиться через систему сканирования. Эти методы ввода должны быть надежными и безопасными. Для электронных обменов вставьте проверки избыточности, которые гарантируют точные передачи. Для ручного ввода, инициируйте систему проверки качества, чтобы обеспечить точность.
Место хранения
Назначьте сроки хранения для каждого типа записей, введенных в систему. Сроки должны учитывать юридические обязательства, ограничения системы данных и функциональность. Для редко используемых записей рассмотрите дополнительную систему хранения, которая позволяет случайный доступ к записям. Эти записи могут быть сжаты для минимизации потребностей хранения. Хранение записей вне вашей основной системы записей позволяет быстрее извлекать часто используемые записи. Ваши рекомендации по управлению записями должны включать в себя стандартные процедуры резервного копирования и, желательно, дублированное хранилище критических записей за пределами площадки.
Безопасность
Детальный план безопасности является неотъемлемой частью вашего плана управления записями. Группируйте записи в группы, классифицируемые по безопасности, и назначайте безопасный защищенный паролем доступ к соответствующим группам сотрудников. Эта проверка безопасности также должна применяться ко всем, кто имеет доступ к входным данным, выполнению обслуживания, а также использованию или уничтожению записей. Регулярно проверяйте разрешение на безопасность, чтобы обеспечить соблюдение компанией и нормативных обязательств. Включите проверку безопасности в новые процедуры для сотрудников и прекращенные процедуры для сотрудников.
Отчеты
Регулярная отчетность должна быть частью вашей системы управления записями. Эти отчеты должны включать списки пользователей, которые получили доступ к конфиденциальным данным, любые изменения в разрешении безопасности, отчеты об ошибках для неполных записей и записи, подлежащие удалению. Добавить отчеты для любых критических областей данных.
