В учете по методу начисления доходы сопоставляются с расходами, использованными для их создания, и учитываются по мере их возникновения независимо от того, когда производится обмен наличными. Это приводит к необходимости двойного учета, где каждая транзакция имеет по крайней мере один кредит и один дебет в бухгалтерских книгах. Записи, сделанные в этой системе, называются записями журнала. Чтобы вести журнал оплаты счетов в бухгалтерском учете, вы должны понимать, как транзакция влияет на различные учетные записи в вашей организации.
Основы двойного учета
Двойной учет основан на предпосылке, что активы всегда будут равны обязательствам плюс капитал бизнеса. Активы могут включать денежные средства и их эквиваленты, здания, оборудование, инвестиции и многое другое. Обязательства - это суммы задолженности вашего бизнеса, такие как сальдо с поставщиками, ссудные сальдо, сальдо оборотных счетов и даже расчётные платежи. Собственный капитал бизнеса представляет собой разницу между активами и обязательствами и зависит от доходов и расходов.
Доходы увеличивают капитал, а расходы уменьшают его. Отрицательный капитал означает, что ваш бизнес должен больше, чем имеет. В бухгалтерском учете с двойной записью счета хранятся на балансе, где дебеты всегда равны кредитам. Обычные остатки на счетах активов являются дебетами. Нормальные остатки по обязательствам и собственному капиталу являются кредитами. Поскольку доход увеличивает капитал, его нормальное сальдо также является кредитом, а расходы - дебетом. Таким образом, уравнение остается сбалансированным.
Понимание функции кредиторской задолженности
Чтобы вести журнал оплаты счета, вы должны уже внести его в свои бухгалтерские записи. Вы будете делать это со счетом кредиторской задолженности, который представляет суммы, которые ваш бизнес должен другим сторонам по обычным операциям. Вы, возможно, получили счет или счет, например, от приобретения актива или от понесения расходов. Вы зарегистрируете счет, когда получите его в качестве подлежащего оплате счета, даже если окончательная дата платежа не наступает в течение следующих 15, 30 или 60 дней.
Примеры того, как вести журнал оплаты счетов в бухгалтерском учете
Предположим, вы получили счет на покупку товара стоимостью 50 000 долларов, который вы перепродаете. Этот товар - инвентарь, актив вашего бизнеса. Вы будете регистрировать этот счет как дебет к инвентарю и кредит к кредиторской задолженности.
Вы получите счет за электричество в этом месяце на сумму 850 долларов. Электричество - это расходы. Вы дебетуете счет за коммунальные услуги и кредиторскую задолженность.
Когда счет или счет будет оплачен, это повлияет на кредиторскую задолженность и денежные средства. Поскольку вы уменьшаете ответственность кредиторской задолженности, это дебетовая сторона транзакции. Вы уменьшаете денежный актив, поэтому вы собираетесь кредитовать наличными. В приведенном ниже примере предположим, что мы осуществляем платежи по обоим счетам в наших предыдущих записях журнала.
Короче говоря, вы записываете счет или счет-фактуру путем дебетования счета актива или расхода и зачисления на счет кредиторской задолженности. Когда вы оплачиваете счет, вы дебетуете кредиторскую задолженность и кредитуете наличными.
