Эффективный ответ на письмо с запросом информации дает клиенту запрашиваемую информацию сразу, избегая лишних формулировок или наполнителя. Своевременное реагирование на запросы клиентов о предоставлении информации повышает доверие к вашему бизнесу.
открытие
Введите имя клиента и контактную информацию в верхнем левом углу письма в стандартном формате письма. Например:
Джон Смит
Переулок пересмешника 555,
Спрингфилд, Огайо
Под адресом клиента укажите дату составления письма.
Используйте имя клиента для персонализации письма, а не общее «Уважаемый клиент». Первая строка после приветствия должна дать ему понять, что письмо действительно является ответом на его запрос информации: «Дорогой Джон, В ответ на твой запрос информации …»
Тело письма
Имейте при себе письмо клиента, когда будете составлять свой ответ. Прочитайте письмо еще раз, чтобы убедиться, что вы четко понимаете информацию, которую он запрашивает. Если клиент хочет более одной части информации, выделить различные предметы чтобы вы не оставили никакой информации. Затем в теле письма адресуйте каждый пункт в формате списка, Если применимо, используйте элементы форматирования маркированного или нумерованного списка, предоставленные в вашей программе.
закрытие
Пригласите клиента принять меры основываясь на информации, которую вы предоставили, и возобновить сотрудничество с вашим бизнесом, консультирует Синтию Перун по вопросам предпринимательства. Если вы можете помочь клиенту разместить онлайн-заказ, например, в вашей компании, пригласите его в магазин. Укажите номер телефона вашей компании, адрес электронной почты и адрес веб-сайта. Можно повторить эту информацию в заключительном письме и предложить клиенту связаться с вами, если ему понадобится дополнительная информация.
подсказки
-
Опечатки и грамматические ошибки плохо отражаются на вашем бизнесе, Перед отправкой любой корреспонденции клиентам, включая ответы на запросы о предоставлении информации, попросите своего административного помощника или коллегу вычитать письма как минимум дважды.
