Подготовка отчета о человеческих ресурсах требует знания всех дисциплин в области управления персоналом, а также понимания потребностей, достижений и стратегии бизнеса на рабочем месте. Отчеты о людских ресурсах могут служить той же цели, что и кадровый аудит. В ходе кадрового аудита записи о занятости, прогнозы, тенденции и управление являются основными разделами при определении отдачи от инвестиций в деятельность отдела кадров.
Обсудите с вашим директором по персоналу или генеральным директором компании цель отчета по кадрам. Определите, должен ли отчет охватывать одну конкретную область, некоторые или все функции отдела кадров. Спросите, кто получит отчет, потому что это может определить, какой тип конфиденциальной информации следует раскрывать.
Запросите данные переписи сотрудников у сотрудников информационных систем по персоналу или у ИТ-менеджера. В зависимости от того, что охватывает ваш отчет по кадрам, вам может потребоваться сортировка данных по различным переменным, таким как срок службы и производительность, отдел или подразделение и зарплата. Если вы создаете отчет для целей изучения вашей политики занятости равных возможностей, потребуется дополнительная сортировка по признаку расы, пола, возраста, статуса ветерана и инвалидности.
Проверьте данные сотрудника на точность и полноту. Внесите исправления и, если необходимо, запросите исправленную версию отчета о переписи сотрудников. Такая информация, как должность сотрудника, срок пребывания в должности, раса, пол, назначения в отделах, посещаемость и результаты работы, должна быть точной для составления всеобъемлющего отчета.
Соберите копии форм занятости. В комплексном отчете по кадрам рассматриваются политики и процессы, поэтому рассматриваются формы, используемые для каждого типа трудовых действий. Соберите заявления, формы оценки рекрутера, документы по оценке работы, отчеты о дисциплинарной ответственности и жалобах, конфиденциальную информационную форму сотрудника и копию справочника вашего сотрудника.
Составьте план основных направлений. Предлагаемые области включают: законодательство, затрагивающее изменения в выплатах работникам; тенденции занятости, относящиеся к многопоколенной рабочей силе; обучение и развитие для планирования преемственности; возможности продвижения и профессионального развития, доказавшие свою эффективность на рабочем месте; и анализ оборота компании по сравнению с другими отраслями и предприятиями.
Проведите исследование о тех областях, которые вы собираетесь анализировать. Прочитайте статьи, статистику, данные и торговые журналы для получения информации о лучших методах работы с персоналом в каждой области. Подготовьте файл для каждой темы и поместите свое исследование и соответствующую информацию о вашем рабочем месте в каждый файл. Организация ваших исследований и данных таким образом облегчает фокусирование на одной теме за раз.
Составьте письменный анализ для каждой области фокусировки - по одной области за раз. В идеале, ваш анализ должен содержать объяснение данных на рабочем месте, сравнение данных с прошлой практикой и текущими тенденциями занятости и рекомендации по улучшению в каждой области человеческих ресурсов и функций занятости.
Подготовьте введение к вашему отчету по кадрам. Объясните цель отчета, кому распространяется отчет и желаемые результаты. Составьте свой черновик как можно подробнее, но оставьте все введение примерно на трех страницах. Правильно составленное резюме, как правило, готовится после составления отчета, так же как и резюме бизнес-плана. Читатель должен быть в состоянии прочитать ваше введение и понять тему каждого раздела отчета.
