Для бизнеса легко быть перегруженным запасами, особенно когда только начинается. Одна ошибка, которую делают многие компании, - это заказывать много продуктов сразу, не создавая сначала систему управления запасами и не создавая складские площади, которые будут способны решать проблемы с хранением в ближайшие месяцы и годы. Если вы обнаружите, что ваш бизнес развивается и складские площади становятся слишком тесными, вам придется либо потратить деньги, чтобы перевезти весь инвентарь в другое место, либо арендовать дополнительное пространство, что усложнит вашу систему инвентаризации. В этой статье объясняется, как управлять запасами и расходными материалами как для крупных, так и для небольших организаций.
Управление запасами для крупных организаций
Если вы занимаетесь новым бизнесом, установите прогнозы относительно того, где, по вашему мнению, будет ваша компания через 1 год, 3 года, 5 лет и более. Выровняйте эти прогнозы с количеством инвентаря, которое, по вашим оценкам, будет под рукой на каждую из этих контрольных дат. Арендуйте или купите складские помещения, которые будут соответствовать вашим потребностям, по крайней мере, в течение первых 5 лет.
Храните инвентарь в прохладном, умеренном месте, куда вы легко сможете добраться с помощью тележки или вилочного погрузчика (в зависимости от размера вашего склада и инвентаря). Храните расходные материалы для вашего бизнеса в отдельном месте, которое будет более доступным для сотрудников компании. Вы хотите немедленно доставить конкретные заказы в соответствующие отделы, которые в них нуждаются, и хранить излишки в удобной складской комнате, которая находится под замком.
Нанимайте персонал, который будет заниматься ежедневным управлением, получением и отслеживанием инвентаря и расходных материалов (в зависимости от размера инвентаря, который необходимо поддерживать).
Внедрить компьютерную систему управления запасами. С помощью этой системы вы будете регистрировать новые поставки от поставщиков, а также заказы, отправляемые клиентам, и продукты, отправляемые в другие отделы в рамках производственного процесса. Запишите поступления материалов для вашего бизнеса в другой серии заказов на покупку в системе инвентаризации. Например, вы можете захотеть запустить все заказы на поставку для запасов компании как INV (т.е. INV00001, INV00002 и т. Д.) И все заказы на поставку как SUP (то есть SUP00001). Таким образом, вы сможете отделить, какие полученные товары будут храниться на складе, а какие будут отправлены в отдельные отделы.
Настройте систему видеонаблюдения на своем складе для мониторинга инвентаря. Это защитит ваш бизнес от проблем с усадкой запасов.
Управление запасами для небольших операций
Выделите прохладную, сухую комнату в вашем домашнем офисе или в арендуемом помещении для хранения вашего инвентаря. Если вы обнаружите, что вам не хватает места, арендуйте небольшую единицу хранения в вашем городе для продуктов, которые вам не нужны часто. Вы также можете просто хранить скромное количество каждого продукта в вашем офисе, а остальное в наличии на складе.
Компьютеризируйте свой инвентарь, используя файл электронной таблицы. Назовите новый рабочий лист для каждого продукта, который вы продаете. Перечислите описание транзакции в первом столбце (например, «заказ в», «продажа компании XYZ» или «поврежденный продукт»). Перечислите количество продукта, которое было скорректировано, а затем в третьем столбце оставьте промежуточную сумму того, сколько из каждого продукта у вас осталось.
Держите краткий список расходных материалов, которые необходимо пополнить, на стене вашего офиса. Затем вы можете взять этот список с собой в свою ежемесячную поездку в местный магазин или при оформлении заказа на поставку через Интернет.
Поскольку вам, скорее всего, придется управлять своими собственными запасами в качестве владельца малого бизнеса, отводите пару часов каждую неделю, посвященных обновлению итогов ваших запасов с учетом новых заказов и регистрации новых потребностей в поставках.
подсказки
-
Некоторые компьютерные системы управления запасами позволяют настроить систему сканирования штрих-кода. Вам нужно будет купить устройство для сканирования штрих-кодов, которое связано с вашей компьютерной системой, и принтер для этикеток со штрих-кодом, чтобы пометить каждую полученную посылку. По мере поступления заказов вы сканируете товар или упаковку и вводите количество единиц, которые вывозятся из инвентаря. Это дорогой, но более рациональный способ управления вашим инвентарем.
Если вы зарекомендовали себя как компания, которая хочет восстановить свои показатели инвентаризации, организуйте уборку дома в течение недели, где вы вручную подсчитываете запасы, реорганизуете продукты и настраиваете все в обновленной системе управления запасами на вашем компьютере.
