Если ваша работа влечет за собой периодические брифинги для руководителей или старшего руководства по функциям вашего отдела, есть вероятность, что вы можете разделить эту задачу на кварталы или трехмесячные сегменты. Многие организации используют квартальные периоды времени для бухгалтерских и финансовых операций, поэтому им потребуется инструктаж, соответствующий этим временным рамкам. Ежеквартальный отчет должен включать резюме и информацию о прогрессе в бизнесе, основных моментах, проблемах и целях, достигнутых за этот период. Вы можете даже включить анекдотичные ссылки, которые могут оживить ваш отчет посредством реальных событий, произошедших в течение квартала.
Изучите предыдущие квартальные отчеты
Если это первый квартальный отчет, который вы пишете, просмотрите предыдущие отчеты - квартальные или годовые. На конец года может быть информация, которую вы хотите перенести в этот квартальный отчет. Кроме того, может быть предпочтительный формат для вашего ежеквартального отчета. Это, вероятно, хорошо, если вы собираетесь включить дополнительную, соответствующую информацию; однако придерживайтесь того же формата, если не указано иное. Если у вас еще нет шаблона из предыдущих отчетов, создайте его, чтобы не повторять этот шаг в следующем квартале.
Определите ваши источники информации
Если квартальный отчет не входит исключительно в вашу компетенцию, вероятно, вам понадобится информация из других источников или отделов. Например, если для вашего отчета требуются финансовые данные, обратитесь в раздел бухгалтерского учета или финансов и запросите данные, необходимые для этого квартала. Если есть данные, доступные за предыдущий квартал, спросите об этом также, если вы хотите провести сравнение между двумя кварталами.
Обзор бизнес-тем для отчетности
Соберите информацию о деловых темах, которые вы просматриваете, в своем ежеквартальном отчете. Например, если вы являетесь руководителем проекта консалтинговой фирмы и цель отчета - обновить руководящую группу о ходе выполнения нескольких различных заданий, рассмотрите список имен каждого клиента, а затем тип задания в виде подтем, подобных этой:
- Имя клиента, тип взаимодействия; например, коучинг для руководителей
- Имя клиента, тип взаимодействия; например, семинар по развитию команды
- Имя клиента, тип взаимодействия; например, организационная оценка
Для каждой подтемы предоставьте краткое описание задания, включая персонал, назначенный для каждого. Если вы руководитель проекта, укажите свое имя и имя клиента, с которым вы общались в течение этого периода, а также описание вашей деятельности в качестве руководителя проекта. Опишите другие действия по проекту, например количество часов, отработанных каждым назначенным консультантом, а также цели, задачи и достижения для каждого проекта. Например, вы могли бы написать,
«Консультант ABC Джон Доу создал мероприятия по развитию команды для семинара 1 февраля 2019 года. Целью семинара является обзор результатов организационной оценки, проведенной 1 декабря 2018 года, и содействие мероприятиям по повторному принятию членов команды на организационную миссию. "
Вы должны судить о том, сколько деталей вы должны предоставить, исходя из объема и формата вашего ежеквартального отчета. Этот раздел формирует описательную часть вашего отчета.
Таблицы полезны
Помимо того, что они полезны при представлении финансовой картины для вашего ежеквартального отчета, электронные таблицы ценятся читателями, обеспокоенными практическим результатом. Вам не нужно включать в свой повествовательный отчет несколько страниц, но количественное описание ежеквартальных действий дает вашим читателям представление о прогрессе бизнеса в вашей области. Используя тот же пример, если вы сообщаете о нескольких проектах, ваша электронная таблица может отражать начальный бюджет, анализ затрат, текущие расходы и предполагаемый бюджет для выполнения в долларах и процентах.
Написать введение и заключение
После того, как вы собрали всю информацию для своего отчета и подготовили черновик, напишите свое введение и заключение. Вступление должно включать период вашего отчета, источники информации, отдел или проекты и аудиторию. Если ваш отчет является длинным или сложным, напишите резюме, содержащее наиболее релевантную информацию в сводке на одну страницу. В заключении следует пересмотреть основные моменты в течение квартала, а также кратко объяснить любые заметные проблемы, с которыми столкнулись в течение квартала, и прогнозы на следующий квартал.
