В мире бухгалтерского учета транзакции доходов и расходов регистрируются с использованием определенного процесса, настроенного для отслеживания и классификации каждой транзакции для последующего быстрого вызова. Бухгалтеры постоянно регистрируют транзакции, и каждый месяц должен иметь возможность сортировать и классифицировать эти данные в формате, который составляет набор финансовых отчетов, включая отчет о прибылях и убытках и баланс компании. Каждый фрагмент данной финансовой транзакции регистрируется в счетах, которые используют идентификаторы, называемые кодами Главной книги.
подсказки
-
Компании часто используют коды главной книги (GL) для классификации учетных данных несколькими различными способами. Эти коды позволяют компании сортировать данные транзакций, чтобы она могла создавать несколько различных учетных отчетов, и предоставляют возможность анализировать учетные транзакции компании различными полезными способами.
Что такое код GL?
Компании часто используют коды главной книги (GL) для классификации учетных данных несколькими различными способами. Коды могут варьироваться от простой трехзначной строки до кода с несколькими частями, каждая из которых обозначает классификатор, такой как вспомогательный номер, подразделение, отдел или другая классификация.
Эти коды позволяют компании сортировать данные транзакций, чтобы она могла создавать несколько различных учетных отчетов, и предоставляют возможность анализировать учетные транзакции компании различными полезными способами.
Эти учетные записи кода GL создаются в определенном порядке, определяемом принципом двойной записи учета. Коды GL идут в порядке от активов, таких как денежные средства, дебиторская задолженность, инвентарь и оборудование, до пассивов и собственного капитала. Количество учетных записей в этом разделе может составлять от пяти до 100 или более, в зависимости от сложности компании.
Список счетов GL также включает в себя счета, которые составляют отчет о прибылях и убытках, от счетов доходов и прочих доходов до счетов операционных и внереализационных расходов, таких как процентные расходы.
Главная книга
Главная книга компании выступает в качестве основной записи для всех финансовых операций. GL может включать вспомогательные книги, например, для ведения учета по подразделениям, которые все объединяются в общую книгу. Вся эта информация становится основой для финансовой отчетности компании.
GL хранит детали каждой бухгалтерской транзакции. Эта информация полезна, когда спустя несколько лет бухгалтеру необходимо вспомнить, почему компания потратила необычно большую сумму денег на канцелярские товары в течение одного месяца, или же компания дважды по ошибке оплачивает счет и должна изучить детали платежа, чтобы разобраться в проблеме. Бухгалтеры часто делают записи в компьютерной системе, когда делают записи в журнале транзакций в GL для дальнейшего использования.
Что такое записи в Главной книге?
Записи в Главной книге представляют собой зарегистрированные транзакции, совершаемые компанией, которые включают деньги. Эти транзакции обычно сначала вносятся в бухгалтерский журнал, и эта информация суммируется и публикуется в Главной книге.
Например, когда компания покупает канцелярские товары, она регистрирует исходящие денежные средства путем внесения записи в кредитный журнал на свой счет денежных средств в балансе, записи в дебетовом журнале для увеличения своего счета активов для канцелярских товаров и записи в дебетовом журнале на свой счет в офисе, которая будет указана в отчете о прибылях и убытках.
После заполнения этих записей журнала бухгалтер проводит их в Главную книгу, чтобы завершить процесс записи. Многие компьютеризированные системы бухгалтерского учета поддерживают прозрачность процесса записи в журнале, поэтому все транзакции выполняются непосредственно в Главную книгу.
План счетов
Учетные записи GL придерживаются определенного порядка и структуры, называемой планом счетов, который позволяет проверять определенные типы ошибок и формировать согласованные и упорядоченные финансовые отчеты. Компании обычно используют учет двойной записи при записи в Главную книгу и должны использовать взаимозачет дебетов и кредитов для записи каждой записи.
В основном списке кодов счетов GL или в плане счетов перечислены все счета баланса, а затем все счета отчета о прибылях и убытках. Затем бухгалтеры могут запустить отчет, называемый пробным балансом, который показывает каждый счет GL и соответствующий ему баланс. Поскольку в каждой транзакции должна быть хотя бы одна запись о дебете и кредите, которая взаимно компенсирует друг друга, в отчете пробного баланса должно быть указано, что сумма всех счетов равна нулю. Если это не так, дебет или кредит могут отсутствовать или быть неправильно записаны.
