Независимо от того, добровольно ли вы следили за деятельностью во время еженедельных собраний сотрудников, или ваши коллеги выбрали вас на должность секретаря по регистрации благотворительного фонда, важно, чтобы вы составляли четкие и точные записи о том, что происходит во время собраний вашей организации. Протоколы заседаний служат официальным протоколом обсуждавшихся или решаемых вопросов. Как таковые, они часто считаются историческими документами. Следовательно, важность использования отличных протоколов заседаний невозможно переоценить, и участники по достоинству оценят ваше внимание к деталям, а также ваш профессионализм.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Руководство по правилам Робертса
-
Список членов
Выберите метод для записи минут встречи. Взвесьте преимущества и недостатки записи на магнитную ленту, ввода заметок и написания деталей вручную в ходе встречи. Рассмотрим отказоустойчивый метод, например сочетание двух из этих методов. Например, вы можете записать собрание на пленку, а также напечатать заметки на своем ноутбуке или планшете.
Получить копию «Правил порядка Роберта» или получить доступ к онлайн-подписке этого учебника по парламентской процедуре и передовым методам проведения и записи заседаний. Изучите правильный формат для записи обсуждений, предложений, секунд до движения, обсуждения и голосования. Если возможно, имейте копию книги или веб-сайта, доступного вам во время встречи. Это будет иметь неоценимое значение в том случае, если участники будут искать ответы на вопросы о надлежащем управлении, поведении, официальных отчетах и протоколах.
Отформатируйте введение и структуру для ваших минут. Например, перечислите дату, время, имена должностных лиц, место и цель встречи во введении. В протоколе собрания должно быть отражено время созыва собрания, а также время его закрытия. Целью официальных встреч может быть просто ежемесячное собрание членов; однако, если вы записываете протоколы для специального собрания членов, убедитесь, что ваши протоколы точно отражают, что это собрание, которое организация обычно не проводит в ходе своей обычной деятельности. Многие организации государственного сектора могут созывать специальные встречи для обсуждения конфиденциальных вопросов, таких как кадровые вопросы, которые освобождены от определенных положений Закона штата о солнечном свете.
Встаньте, когда вас представит президент организации или лидер группы. Если вы не представлены официально, представьтесь группе и объясните свою роль секретаря записи или записчика. Сообщите группе, какие методы вы используете для записи обсуждений на собраниях. Таким образом, участники идентифицируют вас как лицо, ответственное за создание и ведение официальных документов организации, что особенно полезно для членов, которые не знают вас, или тех, кто не знаком с организацией и ее практикой. Кроме того, ваше введение служит предложением о том, что участники должны говорить на слух, чтобы вы могли эффективно выполнять свои обязанности по ведению заметок.
Попросите участников представиться, пока вы быстро запомните их имена и места, где они сидят. Таким образом, вам не нужно постоянно просить людей повторять свои имена, когда вы записываете движения, секунды и вопросы для обсуждения. Например, вы должны всегда записывать имя человека, который делает предложение, человека, который его подает, и человека, который призывает голосовать по предложению. Когда кто-то призывает к голосованию, они обычно говорят: «Позвоните для вопроса». Затем лидер группы просит участников проголосовать. Если есть обсуждение до голосования, запишите существенные части обсуждения и отметьте любые официальные возражения. Ваши заметки о движениях и голосовании также должны содержать имена да, нет и воздержавшихся.
Старайтесь не вставлять субъективные высказывания в ваши заметки. Не интерпретируйте то, что говорящий имеет в виду под своим тоном, перегибом или невербальными сигналами. Протоколы собрания должны быть основаны на фактах и объективности - любое искажение заявлений участника может подорвать целостность ваших минут и поставить под сомнение вашу способность правильно записывать минуты. Например, напишите: «Джон Доу сделал следующее движение: закрывайте школы в дни, когда Национальная метеорологическая служба прогнозирует более пяти дюймов снега для округов Джексон, Адамс и Мэдисон», - не сказал Джон Доу, решительно заявив, что он хочет, чтобы группа голосуйте за то, чтобы закрыть школы в дни, когда региональные погодные условия указывают на плохую погоду и непроходимые дороги ".
Завершите свои минуты как можно скорее после закрытия совещания, пока действия еще свежи в вашем уме. Просмотрите свои заметки, прослушайте записи на магнитной ленте и подготовьтесь к составлению окончательного варианта. Если у вас есть вопросы о том, что произошло во время встречи, посоветуйтесь с офицером или руководителем группы. В некоторых случаях вам может потребоваться связаться с человеком, для получения которого вам необходимы разъяснения.
Предоставьте руководителю вашей группы то, что вы предлагаете, в последние минуты; спрашивать отзывы, вопросы или исправления. Когда вы получите зеленый свет, подготовьте свой окончательный вариант и договоритесь о том, чтобы протоколы были распространены среди участников. Используйте предпочтительный метод вашей организации для распространения копий протоколов, будь то по электронной почте, обычной почтой или личной доставкой, если вы находитесь в одном офисе с посетителями.
подсказки
-
Если ваша встреча включает в себя предварительную перекличку, вам не нужно просить, чтобы участники представились. Просто запишите имена присутствующих людей и запишите имена людей, которые отсутствуют. Поименные звонки, как правило, являются стандартной процедурой на официальных заседаниях, таких как встречи с советами директоров. Сделайте отдельную заметку о том, где люди сидят. Это становится вашей «шпаргалкой», так что вы можете легко ссылаться на людей по имени в ваши минуты или обращаться к ним, когда вы просите кого-то уточнить или повторить то, что она сказала.
Даже если встреча носит неофициальный характер, ваша роль записывающего заметки - нет. Даже для неформальных собраний, серьезно подходите к ведению записей и составляйте официальные письменные заметки, которые точно и формально описывают деятельность собрания. Участники оценят ваше внимание к деталям.
Предупреждение
Воздержитесь от использования устройства, такого как смартфон, для записи заметок о собраниях - оно не создает положительного изображения, и люди, которые не знают о возможностях смартфонов, могут подумать, что вы просто играете на своем телефоне вместо того, чтобы слушать то, что делают члены организации. обсуждают.
