Запись движений на заседаниях является неотъемлемой частью процесса управления любой организацией. Задача может быть утомительной, но решающей. Секретарь собрания должен признать, что не важно записывать все, что было сказано, только то, что было сделано или решено на собрании. Движения особенно важны, потому что они обеспечивают прочную основу для дальнейших действий, и даже людям, которые присутствовали на собрании, возможно, придется вернуться и просмотреть протоколы, чтобы точно вспомнить, что они согласились сделать.
Запишите основные данные, относящиеся к встрече, особенно дату и имена участников. Обратите внимание на всех, кто отсутствовал, и на присутствие кого-либо с правом голоса по доверенности, представляющего этих отсутствующих членов комитета.
Запишите стандартные процедуры, которым следовал комитет, которые могут включать такие элементы, как подтверждение протоколов предыдущего собрания, вступительное сообщение (отметьте, кто доставил сообщение, а не его содержание) и т. Д. Отметьте также, было ли это запланированное собрание или это была специальная сессия, созванная для какой-то необычной цели, такой как экстренное бюджетное собрание.
Выделите начало предложения, поместив слово «Движение» заглавными буквами или подчеркнув его, после чего следует имя человека, предложившего предложение (например, «Движение полковника Горчицы»).
Запишите движение точно так, как было заявлено. Движение может быть представлено курсивом. Если есть обсуждение точной формулировки предложения до проведения голосования, не записывайте дебаты, просто представьте точный язык окончательной версии предложения (например, «ДВИЖЕНИЕ полковника Горчицы: Комитет решает: формально осудить профессора Плам за то, что он угрожал мистеру Грину подсвечником. ")
Запишите результаты голосования. Комитеты могут выбрать запись того, как проголосовали все члены комитета (да, нет, воздержался), число без индивидуальных решений (от 5 до 3) или только результат (отобранные).
