Прогнозы затрат содержат подробную информацию и общую сумму средств, необходимых для реализации проекта. Эта информация помогает руководству в определении бюджета проекта в рамках бюджета всей компании. Например, если прогноз затрат превышает доступный бюджет, руководство может использовать этот прогноз, чтобы определить, где им необходимо сократить расходы, как для компании, так и для проекта. Прогноз затрат и последующий бюджет также помогают поддерживать выполнение проекта и предотвращают случайные перерасходы. Прогноз также предоставляет информацию, которую компания использует для оценки того, когда проект фактически «окупился».
Предметы, которые вам понадобятся
-
Все предлагаемые расходы на проект
-
Проектное предложение
-
Сроки реализации проекта
-
Информация о бюджете компании
-
Программа электронных таблиц
Соберите всю информацию, относящуюся к расходным аспектам проекта. Необходимая информация включает в себя зарплату для всех, кто работает над проектом, за весь расчетный график, информацию о приобретении необходимого инструмента или оборудования и стоимости найма людей и их обучения.
Просмотрите план проекта или предложение, уделяя особое внимание предполагаемому графику. Сделайте заметки о том, сколько времени потребуется для завершения проекта, когда наилучшее время для запуска проекта - абсолютно необходимые расходы и расходы, которые являются менее необходимыми, но могут улучшить общие результаты.
Сравните сроки от проектного предложения до финансового года компании и планов бюджета. Небольшая корректировка сроков может позволить разделить бюджет проекта между двумя финансовыми годами, по существу, разделив бюджет проекта между бюджетами двух компаний, что сделает общую стоимость менее заметной для регулярных расходов компании.
Создайте список всех запланированных расходов только для проекта. Отдельные элементы перечисляют каждый с прогнозом стоимости для каждого элемента. Например, если дюжина человек должна быть нанята для проекта и обучена, будет прогноз затрат на обучение, а также сумма заработной платы или заработной платы новых сотрудников, которая может фактически объединяться с другими зарплатами и заработной платой, если менеджер не хочет все перечислено отдельно (постатейно). Аренда или покупка оборудования или инструмента могут быть как дополнительными предметами, так и подрядчиками или расходными материалами.
Используйте детализированный список для создания прогноза затрат. Для максимальной эффективности используйте программу работы с электронными таблицами, чтобы создать диаграмму для детализированного списка и график, показывающий разбивку прогнозируемого бюджета. На графике некоторые вещи могут быть объединены, чтобы отразить более широкую картину для менеджера проекта, например, объединение заработной платы сотрудников и затрат на обучение или объединение всех инструментов, оборудования и затрат на снабжение, но отделение покупок от аренды и сотрудников от подрядчиков.
Напишите подробный отчет с описанием потребностей в расходах, а также с описанием бюджетного планирования проекта. Включите информацию о сроках, любых предлагаемых корректировках сроков и о том, где и как затраты на проект могут быть получены из общего бюджета компании.
