Личное деловое письмо написано от человека к компании или организации. Такое письмо может быть написано по ряду причин: для решения такой проблемы, как ошибка в счете; запросить возврат или обмен товара; хвалить хорошую работу работника; или попросить пожертвование времени, денег, продуктов или услуг для выгоды. Независимо от причины, личное деловое письмо написано на чистом листе бумаги, а не на бланке. Подумайте о следующем в следующий раз, когда вы должны написать один.
Настройка страницы
Используйте поля в 1 дюйм сверху, снизу и по бокам вашей страницы. Если ваше личное деловое письмо короткое, увеличьте верхнее поле до 2 дюймов, а по бокам до 1½ дюйма. Используйте легко читаемый шрифт, например Times New Roman, Arial или Cambria, с размером шрифта 11 или 12 пунктов. Единый пробел ваши строки.
Стиль письма
При использовании стиля блочной буквы все строки начинаются с левого поля. Для измененного стиля блока начните дату и заключительные строки в центре страницы вместо левого поля.
Ваш адрес и дата
Ваш адрес (также называемый адресом отправителя) начинается с первой строки страницы, и все обычно сокращенные термины, такие как улица, квартира или бульвар, должны быть указаны (для формальности). Не забывайте запятую между названием вашего города и двухбуквенным сокращением вашего штата. Не оставляйте пустое место между последней строкой вашего адреса и датой, которая является днем, когда письмо было завершено или отправлено. Введите месяц, день и год в первой строке, указав месяц. Например, введите «27 сентября 2008» вместо «27 сентября 2008» или «27.09.08». Не забывайте запятую между датой и годом. Если вы используете измененный стиль блока, начните вводить свой адрес в центре страницы вместо левого поля.
Имя получателя, название компании и адреса
На четыре строки (или 1 дюйм) ниже даты введите имя получателя, начинающееся с «Мистер» или "мисс" Используйте имя и фамилию, за которыми следуют запятая и заголовок получателя (например, менеджер, руководитель, координатор). В следующей строке введите название компании, а затем адрес компании (также называемый внутренним адресом), не используя аббревиатур, кроме названия штата.
приветствие
Через одну пустую строку введите приветствие, используя то же имя, которое использовалось во внутреннем адресе, начиная с «Уважаемый». Приветствие в личном деловом письме должно заканчиваться двоеточием. Например, «Дорогая мисс Люсинда Джонс»
тело
В личном деловом письме тело начинается с пустой строки после приветствия. Одинарный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле, оставляя пустую строку между абзацами. Краткость - ключ: начните с дружеского открытия, за которым следует цель письма. Второй абзац должен обосновать цель; предоставьте такие данные, как номера счетов, номера счетов-фактур, даты поставок или услуг, а также названия продуктов или сотрудников, чтобы помочь вашему читателю и вашему делу. Предоставляйте только соответствующую справочную и вспомогательную информацию, учитывая, что ваш читатель занят. В последнем абзаце должна быть указана цель (из первого абзаца) и, если необходимо, запрашивается какой-либо тип действия.
Закрытие и делопроизводство
Закрытие вашего личного делового письма следует оставить оправданным, если только вы не используете измененный стиль блока, который требует начала закрытия в центре страницы. Если вы закрываете более одного слова (например, «Спасибо» или «Искренне ваш»), пишите только первую букву первого слова и используйте запятую после последнего слова, а не двоеточие, как предлагается после приветствия. Три пустые строки позже, введите свое полное имя. Вы можете распечатать свое письмо и физически подписать свое имя между заключительным и вашим введенным именем, если хотите. Личные деловые письма фиксируют общение между вами и бизнесом. Поэтому рекомендуется хранить копию личных деловых писем, которые вы пишете. Если вас беспокоит их прибытие по почте, подтвердите их на почте, прежде чем отправлять, чтобы вы знали, когда компания получит ваши письма.
