Уходящий сотрудник может вызвать ряд проблем для бизнеса, включая перерыв в обслуживании клиентов, дезертирство клиентов и потерю продаж. Использование уведомляющего письма для предупреждения клиентов об отъезде сотрудника может быть позитивной, проактивной стратегией по связям с общественностью, которая поможет вам превратить потенциальный лимон в лимонад.
Установите свои цели для письма
Решите, почему вы хотите или должны связаться со своими клиентами, чтобы сообщить им об отъезде сотрудника. Используйте маркированный список, чтобы помочь вам адаптировать различные письма к различным потребностям клиентов, с которыми вы будете связываться. Например, вам может понадобиться заверить некоторых клиентов, что их доставка или обслуживание клиентов не будут прерываться. Возможно, вам придется сообщить другим клиентам, что у них есть новый контакт в вашей компании, кем он будет и что им будет звонить новый представитель. Возможно, вы захотите разобраться со слухами, проинформировать клиентов о том, что ушедший сотрудник имеет неконкурентное положение, которое вы намерены применять, или что сотрудник уходит на хороших условиях.
Поговорите с сотрудником
Встретьтесь с сотрудником, чтобы обсудить ваш план контакта с клиентами. Попросите сотрудника дать советы по общению с конкретными клиентами, основываясь на его отношениях с ними, знании их истории и потребностей, а также мыслях об их потенциальных проблемах. Спросите сотрудника, хочет ли он сообщить причину своего отъезда или вы должны оставить это в письме. Даже если вы увольняетесь с сотрудником на плохих условиях, ни один из вас не должен сжигать мосты и наносить ущерб чьей-либо репутации на рынке.
Определиться с получателями
Напишите список получателей письма, чтобы вы могли адаптировать содержимое к каждому. Документируйте причины, по которым вы пишете каждому клиенту рядом с именем клиента, и делайте заметки о любом конкретном контенте, который вы хотите включить или опустить в письме этого клиента.
Написать первый проект
Напишите первый черновик письма, обращаясь к клиенту по имени. Начните с предложения об уверенности, например: «XYZ Co. всегда гордилась нашей способностью обеспечивать отличное обслуживание клиентов с помощью нашего обученного, профессионального персонала». Затем предупредите клиента, что ваш сотрудник уходит, и почему, если у вас есть решил включить эту информацию. Обсудите любые проблемы, которые могут возникнуть у клиента, и расскажите, как вы их решите. Введите новый контакт клиента и его контактную информацию и обязательно укажите все применимые даты перехода. Добавьте постскриптум, который вызывает любую важную информацию, которую вы хотите выделить, например, тот факт, что новый контакт будет звонить, чтобы представиться на этой неделе. Завершите с приглашением клиента связаться с вами лично, если у клиента есть какие-либо вопросы.
Завершить письмо
Попросите ваших ключевых менеджеров и нового контакта каждого клиента просмотреть ваш черновик различных писем, которые вы создаете, чтобы запросить ввод. После того, как вы получили вход в свой первый черновик письма клиента, создайте окончательные копии. Пусть соответствующие сотрудники увидят окончательный проект до его подписания и распространения.
