Организационные изменения являются сложными, но, что может быть еще сложнее, это информирование сотрудников об этих изменениях. Многие менеджеры беспокоятся о том, чтобы сделать правильный тон при первоначальном объявлении, но следует учитывать и множество других вопросов. Ответы на вопросы сотрудников, ответы на их проблемы и поддержание связи в неопределенное время - все это ключевые элементы в объявлении и осуществлении изменений.
Составьте четкий план общения. Составьте список всего, что необходимо сообщить сотрудникам об организационных изменениях. Предугадывайте вопросы, которые могут возникнуть у сотрудников по поводу изменений, и будьте готовы на них ответить. Включите пункты, которые вы будете учитывать в первоначальном объявлении, а также то, как вы будете продолжать общаться с сотрудниками об изменениях, когда они начнут происходить. Поделитесь или создайте этот план с другими на руководящих должностях, чтобы вы могли постоянно сообщать сотрудникам о всех изменениях.
Объясните сотрудникам, что вызвало организационные изменения. Объясните какие-либо конкретные проблемы, с которыми сталкивается компания, в том числе как и почему их необходимо решать. Если компания страдает от низкой прибыли, увеличения затрат или плохого морального духа сотрудников, объясните это сотрудникам.
Укажите сотрудникам, как организационные изменения улучшат компанию. Подчеркните, как это положительно повлияет на компанию в целом (например, путем увеличения прибыли или улучшения репутации компании). Подчеркните, как эти изменения принесут пользу самим сотрудникам. Продолжайте подчеркивать преимущества плана даже после объявления.
Дайте сотрудникам временные рамки для изменения. Скажите им, когда начнутся изменения и сколько времени они займут. Если вы не уверены в точных временных рамках, будьте честны и сообщите сотрудникам, когда они могут ожидать ответа.
Поделитесь своими сомнениями и вопросами. Если есть информация об изменениях, которая является конфиденциальной или еще не решена, скажите сотрудникам, что вы дадите им больше информации, как только сможете, и постарайтесь дать им время, когда они могут ожидать ответа, чтобы уменьшить спекуляции.
Предоставьте сотрудникам возможность задавать вопросы или выражать сомнения или трудности, которые у них возникают с изменениями. Пригласите сотрудников регулярно говорить с вами или другим руководством о любых проблемах, с которыми они сталкиваются на протяжении всего процесса. Отвечайте на сложные вопросы настолько честно, насколько это возможно.
Общайтесь с менеджерами и сотрудниками часто, когда происходят изменения. Предоставьте любую новую информацию, которая возникает быстро. Сообщите сотрудникам, если план изменился, и объясните, почему он изменился. Будьте максимально открытыми на протяжении всего процесса, чтобы сотрудники не чувствовали, что их держат в неведении.
