В идеальном деловом мире сотрудникам не потребуется письменный лист «что нужно и что нельзя делать» относительно ваших ожиданий относительно их поведения, привычек работы и этики. К сожалению, юридические книги изобилуют случаями с участием работников, которые подали в суд на своих работодателей за неправомерное увольнение на том основании, что им никогда не говорили, что неуместно играть в игры на компьютере, продавать свою офисную мебель или воровать расходные материалы. Вот как можно написать заявления о политике, которые гарантируют, что все играют по одним и тем же правилам.
Предметы, которые вам понадобятся
-
компьютер
-
Программное обеспечение для обработки текстов
Определите кадровую проблему, которую необходимо решить. Это может быть либо существующая проблема (например, нарушения дресс-кода, отсутствие на работе), либо потенциальная проблема, которая может возникнуть в результате предстоящего слияния, сокращения штатов, передачи на внешний подряд или внедрения нового продукта или услуги.
Соберите неофициальный комитет, состоящий из вашего сотрудника отдела кадров, адвоката и представителей группы, которые будут непосредственно затронуты новой политикой.
Объясните группе, почему вы считаете, что необходима новая политика. Чтобы использовать пример дресс-кода, можно привести аргумент, что сотрудникам необходимо спроектировать профессиональный имидж компании, чтобы привлечь и удержать клиентов. Если клиенты считают, что сотрудники не уделяют времени и внимания внешнему виду, они могут задаться вопросом, не распространяется ли такая небрежность на обработку их страхового полиса или продажу их дома.
Получите обратную связь от комитета о том, как проблема может быть решена. Например, можно предположить, что работникам мужского пола разрешено носить открытые рубашки, но для встреч с клиентами у них всегда должны быть пальто и галстук. Другие идеи могут заключаться в том, чтобы назначать один день в неделю (например, «Повседневная пятница») для непринужденного дресс-кода или разрешать сотрудникам, у которых нет контактов с клиентами, определить, какой тип одежды лучше всего подходит для их условий работы.
Просмотрите предложения и выберите те, которые являются наиболее подходящими. Вернитесь к комитету с этим списком и пригласите обсуждение (1), какой из них представляет лучший компромисс и (2) как будет применяться политика.
Изложите свою политику. Вступительное заявление должно объяснить ясным, лаконичным языком, почему политика важна. Во втором разделе должно быть указано, что представляет собой новая политика, на кого она влияет и на какую дату она вступит в силу. Если есть несколько компонентов политики (то есть список одежды, которая больше не будет приемлемой), используйте маркеры, чтобы они выделялись. В третьей части политики должно быть объяснено, как будет применяться политика и каковы последствия ее нарушения.
Просмотрите проект вашего заявления о политике с вашим сотрудником по персоналу и адвокатом, чтобы убедиться, что все основы были рассмотрены и язык понятен.
Определите, как новое заявление о политике будет распространено среди сотрудников. Самый популярный формат - служебная записка, распространяемая по обычным каналам. К сожалению, такой подход может оставить вас открытыми для сотрудника, который настаивает на том, что он или она либо никогда его не видели, либо что его выбросили случайно. Чтобы разрешить этот сценарий, вы можете захотеть добавить строку подписи для каждого сотрудника под заявлением «Я подтверждаю получение и понимание этой политики». Раздайте две копии. Попросите их подписать и вернуть один из них, а второй оставить в файле или в руководстве для своих сотрудников.
подсказки
-
Последствия нарушения политики компании должны соответствовать степени серьезности. Для незначительных нарушений это может быть что-то простое, например, письмо с выговором, помещенное в личный архив работника, оплата труда или снятие привилегии. В случае более серьезных действий, таких как злоупотребление психоактивными веществами, кража или нарушение целостности компании, результатом может стать прекращение и, в некоторых случаях, предъявление уголовного обвинения.
