Отчеты о кредиторской задолженности являются важными документами для человека или бизнеса. В идеале, ваш бизнес должен внедрить систему хранения или хранения, которая позволяет владельцам и другому персоналу при необходимости извлекать квитанции и записи для активов и счетов. Несмотря на то, что вашему бизнесу не нужно постоянно вести учет своей кредиторской задолженности, он должен вести ее не менее 10 лет.
Десятилетие рекордов
Как долго вы должны хранить свои деловые записи в файле, зависит от действия, расходов или событий в документах, согласно Службе внутренних доходов. Согласно Financial Web, документы, которые касаются транзакций и платежей, должны храниться не менее 10 лет. К таким документам относятся банковские выписки, договоры, отчеты о кредиторской и дебиторской задолженности и аннулированные чеки.
Эффективное ведение записей
Основная причина ведения учета кредиторской задолженности заключается в том, что у кого-то есть вопрос о продаже или старом договоре. В таких случаях вам необходимо своевременно находить предметы, относящиеся к продаже или договору. Доступ к записям кредиторской задолженности также важен в случае, если клиент или сотрудник предъявляет иск вашему бизнесу.
Держите IRS счастливым
IRS предлагает сохранить записи, которые поддерживают статью дохода или вычетов в налоговой декларации, до тех пор, пока не истечет период ограничений для этой декларации, то есть период времени, в который вы можете изменить свою налоговую декларацию, чтобы потребовать кредит или возмещение. Это означает, что у вас должны быть в наличии записи о кредиторской задолженности, чтобы вы могли документировать прибыль или убыток от продажи или выбытия актива за период времени, в течение которого актив остается в эксплуатации. После этого вы должны хранить все записи и квитанции, относящиеся к активу, в течение дополнительных трех лет, сообщает QBalance.com.
Больше, чем учет
Чтобы максимизировать пространство и свести к минимуму возможную потерю записей из-за пожара, кражи или разрушения, ваш бизнес может захотеть пойти без бумаги. Передавая записи о кредиторской задолженности в электронную систему регистрации, ваш бизнес может сократить административные расходы и время персонала. Программы доступны онлайн и локально в магазинах канцелярских товаров. Тарифы применяются и широко варьируются в зависимости от программы. Автоматизированные системы кредиторской задолженности часто предоставляют электронные счета, платежные услуги и онлайн-отслеживание / отчетность.
