Мы все работали в хаотичных офисах - бумаги и другие материалы накапливались в стопках, сотрудники разочарованы и не уверены в своих обязанностях, а руководство недовольно тем, что делают сотрудники. Как вы можете заставить офис работать бесперебойно? Наличие четких процедур, которым должны следовать сотрудники, поможет всем остальным встать на свои места - у вас будет более чистый офис, более счастливый и продуктивный персонал и лучшие менеджеры в кратчайшие сроки.
Предметы, которые вам понадобятся
-
компьютер
-
Бумага
-
Ноутбук
Создать протокол
Исследуйте области организации, которые неясны, написав опрос и опрос сотрудников. Спросите сотрудников, что им неясно, является ли это их ролью и обязанностями, перед кем они отчитываются, или как правильно выполнять определенные процедуры.
Создайте справочник сотрудника, основываясь на том, что сотрудники нуждаются в разъяснении. Также включите стандартные политики компании, включая информацию об офисной среде. Персонал должен знать, что документы должны быть поданы своевременно, чтобы выровнять свои столы перед уходом с работы и внести свой вклад в создание чистого рабочего пространства.
Создайте стандартные рабочие процедуры или СОПы. СОП - это письменные инструкции, которые определяют, кто, что, где, почему и как для каждой задачи. Создайте СОП для каждой задачи, которую вы хотите, чтобы сотрудники выполняли. Включите краткий абзац о процессе, пошаговые инструкции о том, как это сделать, и список ресурсов, если им нужна дополнительная информация. Включите дату в будущем, через 6-12 месяцев, когда эта СОП будет пересмотрена и обновлена. Также укажите имя и контактные данные сотрудника организации, ответственного за эту процедуру, чтобы сотрудники знали, к кому обращаться за дополнительной информацией. Поместите все СОП в записную книжку и сделайте это доступным для всех сотрудников, чтобы они могли найти процедуру, если им нужно что-то проверить. Напишите новые СОПы для новых процедур и добавьте их в книгу.
Обучите персонал и организуйтесь
Дайте справочник сотрудника всем действующим сотрудникам, как только он будет закончен, и новым сотрудникам, когда они будут приняты на работу. Сотрудники могут улучшить работу офиса, если они знают, что от них ожидается.
Обучите сотрудников всем СОП, которые к ним относятся. Попросите сотрудника, ответственного за процедуру, обучить других сотрудников один на один или в группе. Обучите персонал всем процедурам после их разработки, чтобы сотрудники четко понимали, что от них ожидается при выполнении этой процедуры.
Проведите день уборки всего персонала, чтобы организовать офис. Это не должно быть сделано часто. После прочтения руководства для сотрудников и обучения новым СОП сотрудники должны иметь четкое представление о том, что делать.
подсказки
-
Возьмите персонал на выезд из офиса для дальнейшего обучения.
