В офисе важно всегда поддерживать профессиональное поведение. Пунктуальность очень важна, и нужно делать все возможное, чтобы прибыть вовремя. Если вы не ожидаете важный звонок, сотовые телефоны должны быть выключены или включены, чтобы не нарушать работу офиса. Оденьтесь в соответствующую одежду по типу ведения бизнеса. Например, носить джинсы в профессиональной офисной среде было бы неуместно, но джинсы могут быть приемлемой одеждой в строительном офисе.
Обслуживание клиентов
Одним из наиболее важных факторов в офисных процедурах является то, как обращаются с клиентами, когда они звонят или посещают офис.
Работая с клиентами лично, хорошей идеей будет приветствовать человека с улыбкой и внимательно относиться к его потребностям. Если клиент приходит с жалобой, внимательно выслушайте, но не станьте защитником, конфронтацией или расстроитесь, это будет только способствовать эскалации ситуации. Проявляйте искреннюю озабоченность выражением лица или языком тела, когда клиент жалуется. Если клиент ругает, разрешите ему рутовать - не пытайтесь остановить их или обсудить их. Как только они озвучат свою жалобу, спокойно ответьте, рассказав им, что вы планируете делать, чтобы помочь им или кому вы их передадите, и как этот человек сможет помочь в решении проблемы.
Телефонный этикет
Поскольку человек на другом конце линии не может видеть вас, на телефоны следует отвечать с оптимизмом. Человек на другом конце должен быть в состоянии услышать «улыбку» в вашем голосе. Всегда отвечайте на входящие звонки с названием компании, стараясь сделать так, чтобы название компании было понятным. Иногда необходимо проверять вызовы, прежде чем переадресовать их получателю. Сделайте каждую попытку, чтобы получить правильное имя человека. Держите блокнот под рукой, чтобы записать имя вызывающего абонента в случае прерывания или если получатель не отвечает, и звонок возвращается. Это позволит напрямую обратиться к абоненту.
Взаимодействие с другими сотрудниками
Никогда не стоит обсуждать личные проблемы с другими сотрудниками или участвовать в офисных сплетнях. Политику и религию следует избегать как темы служебного разговора.
Всегда будьте уважительными при обращении к другим сотрудникам. Хорошее эмпирическое правило: если человек, к которому вы обращаетесь, является подчиненным, можно обращаться к ним по имени, но к руководителю или руководителю следует обращаться как г-н или г-жа, если они не попросят, чтобы их адрес был первым название.
организация
Рабочая зона всегда должна быть чистой, опрятной и организованной. Если по какой-либо причине вы заболели или уехали из офиса, кому-то может потребоваться получить информацию с вашего стола, и ему не нужно «рыться» во всем в вашей рабочей зоне, чтобы найти то, что он ищет. Также важно не хранить личные вещи на столе или на вашем столе, потому что кто-то случайно «наткнулся» на то, что вы не хотите публиковать.
Внимание к деталям
Если для выполнения работы требуется несколько шагов, рекомендуется составить контрольный список и отметить каждый элемент по мере его завершения. Независимо от того, на какие обязанности возложено пристальное внимание к деталям, крайне важно выполнять хорошую работу.
Если создание документа является частью задания, обязательно запустите проверку орфографии и грамматики для каждого документа. Независимо от того, что требуется для работы, всегда полезно дважды проверить работу, прежде чем сдать ее.
