Ваша способность эффективно общаться напрямую влияет на ваш успех на работе. Для вас важно знать, как писать и отправлять корреспонденцию, которая является краткой и понятной. Деловая заметка - это краткий документ, который адресован определенной группе людей и ориентирован на конкретную цель. Хорошо написанная записка поможет вам эффективно общаться и достичь результатов. В дополнение к правильному написанию, важно убедиться, что ваша заметка отправлена правильно людям, которым нужно больше всего ее прочитать.
Создание вашего памятки
Подумайте о своей аудитории. Прежде чем приступить к написанию заметки, рассмотрите уровень образования и опыт людей, с которыми вы общаетесь. Также имейте в виду потребности ваших получателей. Некоторым людям могут понадобиться более подробные инструкции и конкретные, установленные руководящие принципы, в то время как другим может быть предоставлена очень общая информация, а затем они сами выступят с инициативой.
Используйте правильное форматирование заголовка. В строке «Дата» используйте стандартные сокращения. Для «Кому» вы должны указать каждого человека, который будет получать памятку по имени. Не используйте ники. Используйте имена и фамилии и расположите их в алфавитном порядке или по месту в компании. В строке «От» укажите свое имя и фамилию, а также, в каком отделе вы находитесь, если применимо.
Выберите строку темы, которая является определенной и информативной. Часто люди посылают заметки с неясными и общими темами. Конкретный и краткий даст получателям гораздо лучшее представление о том, на что ссылается памятка. Например, в общей теме письма будет указано «Собрание», а в конкретной теме может быть сказано «Презентация отдела продаж для пятничного собрания».
Открой со спецификой. Не тратьте время на болтовню или на задний план. Первая часть вашей записки должна содержать именно то, что вам нужно. Используя приведенный выше пример презентации отдела продаж, вы можете открыть: «На пятничном собрании отдел продаж представит слайд-шоу с данными о доходах и кредиторской задолженности за первый квартал».
Напишите свою записку, избегая пассивного голоса. Записка предназначена для обмена информацией и запроса помощи, поэтому вам нужно использовать активный голос. В грамматике и письме активный голос означает, что предмет предложения является активным - делает или является чем-то - вместо того, чтобы с ними происходили другие вещи. Активный голос звучал бы так: «Отдел продаж представит слайд-шоу». Пассивный подход можно сформулировать так: «Мы бы хотели, чтобы отдел продаж рассмотрел презентацию в виде слайд-шоу».
Напишите заключение. Ваш вывод не должен быть сложным, но он должен суммировать ключевые моменты, упомянутые в самой записке.
Отредактируйте свою работу. Немногие вещи так смущают, как отправка деловой записки и понимание того, что вы оставили гигантскую орфографическую орфографию прямо посреди нее. Перед тем как отправить письмо, проверьте его и, кроме исправлений, удалите лишние слова. Держите свою записку краткой.
Отправьте свою записку
Отправьте вашу записку. Если вы отправляете его по межу офисной почте, убедитесь, что каждый человек, указанный в памятке, получает свою копию. Никто никогда не должен делиться запиской с парнем в следующей кабине.
Используйте электронную почту, если это вариант. Памятка по электронной почте должна быть отправлена всем одновременно, но вы можете скрыть копию некоторых из получателей. Если вы отправляете свою заметку по электронной почте, укажите тему заметки в строке темы заголовка письма. Не используйте милые или красочные шрифты, изображения или другие надстройки электронной почты.
Следите, как только вы отправите свою заметку. Если в памятке указан крайний срок, обязательно проверьте позже получателей.
подсказки
-
Убедитесь, что ваша памятка соответствует всем руководящим принципам компании, касающимся маркеров, расстояния между абзацами и т. Д.
Предупреждение
Если вы используете электронную почту для отправки напоминания, дважды проверьте, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Вы должны быть осторожны с тем, кто получает конфиденциальную информацию по электронной почте.
