Электронная почта - это эффективный и быстрый способ отправки деловых сообщений по сравнению с почтовой службой. Это также более простой способ обмена документами. При отправке делового электронного письма с вложением необходимо учитывать его размер, программу, используемую для создания вложения, и возможность появления вирусов. Также важно помнить, что получатель может быть не единственным, кто видит ваше сообщение. Используйте профессиональный тон, который оставит благоприятное впечатление.
Напишите тему, которая адекватно отражает сообщение. Конкретные сюжетные линии помогут сотрудникам организовать электронную почту в соответствии с проектами компании. Неясные названия, такие как «Важное» или «Пожалуйста, прочитайте», затрудняют поиск сообщений в будущем.
Составьте сообщение, которое является кратким и легко читаемым. Сотрудники должны ежедневно просматривать большие объемы сообщений электронной почты и иметь мало времени для чтения длинных сообщений. Используйте разборчивый шрифт, включите много пробелов и используйте прописные и строчные буквы соответственно. Напишите свое сообщение в вежливом, но профессиональном тоне, начните и заканчивайте профессиональными приветствиями.
Обратитесь к приложению. Занятые сотрудники часто спешат на время и могут пропустить вложение, если на него нет ссылок. Сообщите получателю, что содержится в приложении и что с ним делать.
Убедитесь, что вы приложили документ перед отправкой. Дженис Фишер Чан, автор книги «Электронная почта: руководство по написанию статей - как писать электронную почту и управлять ею на рабочем месте», советует приложить документ до того, как вы начнете писать свое сообщение.
Дайте вашему читателю знать, какая программа необходима для открытия файла. Microsoft Office Suite и Adobe Acrobat Reader являются распространенными приложениями, используемыми на рабочем месте.
Учитывайте, сколько времени потребуется получателю, чтобы загрузить вложение. Используйте программу сжатия файлов для больших файлов, например WinZip, или разбейте файл на более мелкие разделы, которые можно отправить отдельно. Учитывая занятого сотрудника, вы также можете вставить документ в текст сообщения.
Вычитайте ваше сообщение. Орфографические и грамматические ошибки оказываются непрофессиональными. Также избегайте использования сленга, аббревиатур и смайликов в своем сообщении. Это могут быть общеизвестные термины, но они неуместны в деловых сообщениях.
Сканируйте ваше сообщение и вложенный документ на наличие вирусов перед отправкой.
Включите заявление об отказе от ответственности, призывающее читателя проверить приложение на наличие вирусов перед загрузкой. Это может защитить вашу компанию от возможности судебного преследования, если получатель получает вирус через ваше вложение.
Предупреждение
Не отправляйте цепные письма, спам или шутки в виде вложений. Они непрофессиональны и неуместны.
