Переход от ручного к компьютеризированному учету - пошаговый процесс, который может быть выполнен легко и эффективно. Если это конец финансового года, вы можете начать с начала нового финансового года. Нет необходимости вводить данные за предыдущие периоды, за исключением финансовой отчетности на конец года. Если это не конец года, вам нужно решить, хотите ли вы подождать до конца года или ввести в систему все подробные данные до этого момента года.
Найдите и определите компьютерное оборудование, которое вам потребуется для вашей компьютеризированной системы учета. Большинство ПК сегодня имеют возможность готового пакета учета для малого бизнеса. Убедитесь, что на вашем компьютере есть жесткий диск с несколькими гигабайтами дискового пространства. Со временем ваши компьютеризированные записи будут расти, и вы хотите, чтобы компьютер прослужил несколько лет. Вам также понадобятся программы для обработки текстов и работы с электронными таблицами, а также Интернет и электронная почта.
Настройте компьютерное оборудование и установите подключение к Интернету. Этот шаг важен, потому что все пакеты бухгалтерских программ будут иметь онлайн-справку, если вы столкнетесь с проблемой. Также в рамках настройки вашего компьютера установите средства резервного копирования ваших файлов. Вы должны делать резервные копии своих данных каждый день или даже чаще, когда вы работаете над чем-то критическим. Файлы могут быть легко скопированы на портативные диски. Важно понимать, что система бухгалтерского учета - это база данных, из которой информация извлекается при необходимости.
Исследуйте и решите, какой бухгалтерский пакет программного обеспечения лучше всего подходит для вашего бизнеса. Большинство небольших компаний прекрасно справляются с готовым программным пакетом, таким как QuickBooks или Peachtree.
Настройте программный пакет, следуя встроенным меню. Создайте план счетов для своей главной книги. Настройте свои банковские счета и добавьте всю необходимую информацию о ваших продавцах и клиентах.
Введите подробные данные транзакции, необходимые для обновления компьютеризированных книг. Вам нужно будет ввести финансовые ведомости на конец года за предыдущий год в качестве начальных сальдо за текущий год. Затем введите подробные данные транзакции для каждого месяца текущего года, пока вы не будете в курсе. Если это конец года, просто настройте начальные сальдо на новый год и продолжайте работу, вводя учетные данные по мере возникновения транзакций и событий. Теперь вы работаете в компьютеризированной системе учета.
Решите, хотите ли вы, чтобы финансовые отчеты за предыдущий год были введены в систему. Чтобы предоставить историю в компьютеризированных записях, вы можете добавить финансовые отчеты за предыдущие годы. Вы можете делать это ежемесячно, ежеквартально или ежегодно, возвращаясь на несколько лет назад. Нет необходимости добавлять подробные данные транзакций в историю, но должен быть след, возвращающийся к ручным записям.
