Написание деловых чеков отличается от написания личных чеков тем, что на чек помещается больше информации, обычно на чек-чеке, так что вы и получатель точно знаете, как должен применяться платеж. Кроме того, все ваши деловые чеки будут опубликованы на ваших счетах, чтобы ваши наличные и кредиторская задолженность оставались актуальными. Ваши деловые чеки могут быть в двух экземплярах или в трех экземплярах, поэтому копии чеков можно сохранить для дальнейшего использования. Наконец, в отличие от личных чеков, для деловых проверок может потребоваться более одной подписи. Следование установленной системе написания ваших деловых проверок сделает процесс эффективным и избавит вас от ошибок.
Подготовьте всю информацию, необходимую для выписки чеков. Вам понадобится полное имя всех получателей, адреса получателей, номера и суммы всех счетов или счетов, подлежащих оплате, и общая сумма чеков. Если вы используете компьютерную бухгалтерскую программу для печати чеков, следуйте инструкциям в руководстве пользователя вашего программного обеспечения - вам, вероятно, потребуется выбрать каждый счет или счет для оплаты, а затем распечатать отчет для проверки перед печатью чеков.
Совместите свои бизнес-чеки с принтером, если вы используете компьютер для печати чеков. В противном случае приготовьтесь выписывать свои чеки вручную.
Напечатайте или напечатайте всю свою платежную информацию на своих деловых чеках. Если вы используете компьютерную бухгалтерскую программу, каждый чек будет распечатан автоматически. Если вы выписываете свои чеки вручную, запишите имя получателя, номер счета поставщика для получателя, дату проверки, номер каждого счета или счета, который должен быть оплачен, и сумму, уплаченную за этот счет или учетная запись. Наконец, обратите внимание на общую сумму чека.
Распечатайте свои бизнес-чеки. Если вы используете компьютер, каждый чек будет напечатан автоматически. Вам нужно будет только следить за принтером, чтобы убедиться, что ваши чеки остаются выровненными. Если вы выписываете свои деловые чеки вручную, вверху и справа от чека находится место для даты проверки. Ниже даты, начиная с левой стороны, напечатайте имя получателя после «Оплата заказа». Если позволяет место, укажите также адрес получателя. Ниже информации о получателе, начиная с левой стороны, напечатайте сумму чека, используя слова для целых долларов и числовые дроби для центов - например, «Сто 00/100 долларов». Наконец, в крайнем правом углу введите сумму в долларах, используя цифры - «100,00 долларов США».
Запишите ваши бизнес-чеки в ваш регистр чеков. Если вы используете компьютерную бухгалтерскую программу для печати деловых чеков, эта информация может быть записана автоматически или вам может потребоваться опубликовать ее позже. Распечатать полный отчет для вас бумажных записей. Если вы регистрируете свой чек вручную, укажите дату чека, имя получателя, счета или оплаченные счета, сумму, уплаченную по каждому счету или счету, и общую сумму чека. Обновите свои бухгалтерские книги для всех затронутых учетных записей.
Проверьте ваши чеки! Все время от времени делают ошибки. Например, дополнительный ноль может быть разрушительной ошибкой.
Сделайте резервную копию ваших данных, если вы используете компьютерную бухгалтерскую программу. Затем, если для публикации чеков требуется отдельный шаг, сделайте это сейчас.
Сделайте так, чтобы ваши деловые чеки были подписаны лицом, уполномоченным подписывать чеки. Некоторые бизнес-чеки требуют более одной подписи. Убедитесь, что вы получили все необходимые подписи, прежде чем отправлять чеки по почте.
Подайте свои чековые копии с оплаченными счетами или счетами, если вы используете дубликаты или дубликаты чеков. Если у вас нет чековых копий, запишите номер чека, дату и сумму платежа в каждом оплаченном счете до подачи заявки.
