Обработка заработной платы - это сложная задача, требующая серьезных математических навыков и навыков решения проблем. Работодатель или сотрудник, ведущий расчет заработной платы, должен обеспечить, чтобы зарплаты всех сотрудников были точными и своевременными. Во многих случаях им приходится взаимодействовать с менеджерами и руководителями, чтобы гарантировать, что все в компании понимают процедуры обработки заработной платы. Для эффективного выполнения своих задач персонал по начислению заработной платы должен разработать оптимизированную систему начисления заработной платы, которая включает в себя документирование критической информации о заработной плате.
Документирование процедур расчета заработной платы
Документирование часов и процедур. Многие компании с почасовыми сотрудниками требуют, чтобы они били часы по времени; другие требуют, чтобы они заполнили карту времени. Почасовая оплата, которую получают сотрудники, основана на их часах, указанных на их карточках времени; поэтому о любых изменениях часов или тайм-карт, которые внедряются, следует сообщать всем сотрудникам в письменном виде. Вы можете отправить памятку менеджерам / супервайзерам или передать им распечатанную версию изменений. Менеджеры / руководители несут ответственность за передачу любых необходимых изменений своим сотрудникам.
Распечатать годовой календарь заработной платы. Перед концом каждого года тщательно проверяйте даты предстоящего года, чтобы определить, в какие сроки будет произведена обработка заработной платы. Обратите внимание на праздничные, праздничные и любые другие праздничные дни. Используйте разные цвета, чтобы выделить даты отправки для изменения карты времени и заработной платы, а также фактические даты выплаты. Профессиональная полиграфическая компания может помочь вам с печатью этих календарей. Раздайте календарь заработной платы всем менеджерам / руководителям.
Храните стандартную брошюру по обработке заработной платы для отдела начисления заработной платы. Буклет должен включать все этапы обработки заработной платы. Например, если ваша компания имеет двухнедельный график выплат, сформулируйте буклет так, чтобы в нем точно указывалось, как происходит обработка двухнедельного расчета зарплаты с начала периода оплаты до конца. Этот шаг особенно эффективен при обучении новых сотрудников.
Включите процесс отчетности и обработки чеков в буклет по обработке заработной платы. После распечатки чеков или передачи файла прямого депозита в банк процесс расчета еще не завершен. Документируйте эти шаги, такие как печать и регистрация регистров заработной платы и налоговых отчетов, а также имена людей, которым вы будете передавать зарплатные чеки / квитанции. По мере того, как информация со временем меняется, обновите буклет и убедитесь, что у всех в отделе заработной платы есть копия.
Убедитесь, что каждый сотрудник по зарплате понимает свою роль. Документируйте и дайте им копию их конкретных должностных обязанностей, чтобы гарантировать, что во время обработки платежной ведомости они знают свои обязанности.
