Запрос предложений - это документ, выданный компанией, некоммерческой организацией или государственным учреждением, запрашивающий ответы потенциальных поставщиков на перечисленные требования. Несмотря на то, что запросы предложений различаются по размеру, объему и форме, они обычно охватывают схожие темы. RFP обычно сообщает поставщикам о спонсорской организации, что она хочет получить и выкладывает условия для выбора. В запросе предложений обычно просят поставщиков объяснить, почему они могут ответить, как они намерены достичь целей, описанных в предложении, и цену, которую они ожидают заплатить.
Опишите цель и область применения запроса предложений, включая товары, продукты или услуги, которые вы хотите приобрести, и квалификации, которыми вы ожидаете обладать у поставщика. Это позволит поставщикам определить, имеют ли они право и хотят ли они ответить. Указав, что вашей компании нужно 10 000 синих виджетов, доставленных в течение трех месяцев, ваша организация ищет место и оборудование для приготовления и подачи 200 блюд в день для пожилых клиентов, или ваше агентство требует обучения для улучшения обслуживания клиентов, вы можете сохранить свои собственные и свои время и усилия продавцов.
Напишите описание вашей компании, организации или агентства, которое предоставляет потенциальным поставщикам полезные данные. Поскольку большинству поставщиков потребуется время и деньги для ответа на ваш запрос предложений, это поможет установить будущие рабочие отношения. Объясните, что вы намерены достичь с помощью своего продукта или услуги. Определите людей, которым они должны направить свои вопросы и переписку.
Подробно укажите объем работ, чтобы поставщики могли точно прогнозировать трудозатраты, материалы и другие затраты.Перечислите свои предполагаемые даты завершения, чтобы они могли разработать реалистичные сроки. Опишите условия, которые вы ожидаете от них, например, стандарты труда, окружающей среды и безопасности. Укажите стандарты производительности, которые вам требуются, и то, как вы ожидаете отслеживать и оценивать их усилия.
Перечислите планы, отчеты, продукты, услуги и материалы, которые, как вы ожидаете, они доставят и когда вы хотите, чтобы каждый из них был завершен. У поставщиков могут быть обстоятельства, которые мешают им предоставить то, что вы запрашиваете, когда вы этого ожидаете. Различия между вашими ожиданиями и ожиданиями поставщика могут стать предметом обсуждения в ходе переговоров по контракту. Некоторые запросы предложений содержат раздел со стандартными пунктами предлагаемого контракта, такими как условия отмены и соглашения о конфиденциальности.
Включите в свой запрос предложений критерии, которые вы будете использовать для оценки полученных вами ответов, а также способ и сроки присуждения выигравшего участника. Это важно, чтобы избежать претензий на фаворитизм или другие нечестные действия. Многие RFP используют систему баллов, начисляя баллы за такие предметы, как стоимость, объем работ, квалификация и персонал.
