Когда осуществляется продажа, если покупатель не платит сразу за продукт или услугу, покупка оформляется как дебиторская задолженность, которую должен клиент. Дебиторская задолженность - это деньги, которые покупатели должны компании, и которая находится на балансе как текущая актив.
Регистрация дебиторской задолженности
Условия оплаты для клиента регистрируются, как правило, в автоматизированной системе дебиторской задолженности. Для большинства компаний условия являются стандартными. Одним из общих стандартов является «нетто 30 дней», что означает, что общая сумма непогашенного платежа должна быть произведена в течение 30 дней. Большинство условий включают плату за позднюю оплату, если счет не оплачен вовремя. Плата за несвоевременную оплату может быть процентом от причитающейся суммы или фиксированной комиссией за несвоевременную оплату, или комбинацией обеих
инвойсирование
В соответствии с условиями для клиента A / R, счет создается и отправляется клиенту. Счета отправляются клиенту до наступления срока платежа, чтобы дать клиенту время для совершения платежа. Многие компании распечатывают и отправляют счета по почте на еженедельной основе.
Платежное приложение
По мере получения платежей они регистрируются и вводятся в автоматизированную систему или регистрируются вручную на листе бухгалтерской книги. Платежи применяются к общей сумме задолженности клиента, вычитаемой из суммы задолженности и рассчитанной для отображения остатка на счете.
Уведомление о просроченных платежах и отчетность
Для платежей, не выполненных после установленной даты, клиентам отправляется уведомление о просроченной оплате.
Чтобы обеспечить управление дебиторской задолженностью информацией о причитающихся и не выплаченных деньгах, создается «устаревший» отчет о дебиторской задолженности. В «старом» отчете указана сумма долларов, причитающихся за определенный период. Например, в отчете указана сумма в долларах США, которая просрочена на 30 дней, просрочена на 60 дней и просрочена на 90 дней.
Лицо, ответственное за прогнозирование движения денежных средств в бизнесе, использует отчет о дебиторской задолженности и информацию о приложении платежа, чтобы показать собранные деньги и срок оплаты дополнительного платежа. Эта информация используется для определения средств, доступных для ведения бизнеса, и необходимости дополнительных средств из финансовых источников, таких как банки для краткосрочных заимствований.
Коллекции
За просроченной дебиторской задолженностью следит либо отдел дебиторской задолженности (для небольших компаний), либо отдел инкассо. Менеджер коллекций проверяет просроченные деньги и активность сборщиков, например, количество совершенных вызовов и собранную сумму.
Деятельность по сбору может быть передана на аутсорсинг агентству по сбору платежей, если компания решает не делать сборы на дому. Если внутренние коллекции не увенчались успехом, предметы коллекционирования могут быть переданы на внешний подряд.
