Как и во многих сферах современной жизни, компьютеры изменили способ ведения бухгалтерского учета, как для личных финансов, так и для малого и крупного бизнеса. Вместо того, чтобы делать бесконечные ряды ручных записей и выполнять вычисления вручную, компьютеры сделали большую часть процесса учета автоматической после ввода основных данных. Но компьютеризированный учет не лишен недостатков, и оба преимущества и недостатки должны быть рассмотрены, прежде чем использовать компьютеризированный учет.
Увеличение производительности
Компьютеры славятся своей эффективностью, и бухгалтерский учет не является исключением из этого правила. Использование компьютеризированного учета исключает дублирование записей, рукописных регистров и заметок, а также ручных расчетов, экономя время персонала и позволяя одному и тому же персоналу обрабатывать большее количество транзакций и отчетов.
Автоматическая генерация отчетов
Вместо того, чтобы заставлять создавать стандартные финансовые отчеты вручную каждый раз, когда они необходимы, компьютеризированный учет обеспечивает почти мгновенное создание стандартных отчетов, таких как остатки на счетах, пробные сальдо, общие бухгалтерские книги, отчеты о прибылях и убытках и другие типичные требования к отчетности.
Повышенная точность
Поскольку для точного учета требуется так много вычислений, компьютеры являются идеальным решением для человеческой ошибки. Хотя при вводе данных возможны ошибки, вычисления на компьютере повысят точность и достоверность отчетов компании.
Гибкость и своевременность
Компьютеризированный учет отлично справляется с манипулированием данными и обеспечивает гибкость в отчетности и анализе данных, с которой не может сравниться ручной учет. Более того, до тех пор, пока данные вводятся своевременно, можно мгновенно генерировать обновленные отчеты, которые включают последнюю информацию компании.
Простота защиты данных
В случае если данные повреждены или отчеты повреждены или утеряны, компьютеризированный учет обеспечивает мгновенное восстановление из резервной копии, гарантируя, что важная информация не будет потеряна. Цифровые резервные копии могут храниться на месте или за его пределами для дополнительной защиты важной информации.
Удовлетворенность персонала
Устраняя большую часть рутинной работы, связанной с ручным учетом, компьютеризированный учет позволяет персоналу сосредоточиться на более широких задачах и минимизирует время, затрачиваемое на выполнение скучных, повторяющихся задач, таких как ручные вычисления. В результате сотрудники могут ожидать большей удовлетворенности работой.
Начальная стоимость
Несмотря на многие преимущества, одним из недостатков компьютеризированного учета является начальная стоимость создания системы. В то время как цены на компьютеры резко снижались год за годом, бухгалтерское программное обеспечение остается дорогим и может стоить тысячи долларов.
Обучение персонала
Компьютеризированные системы бухгалтерского учета также требуют специальной подготовки программного обеспечения для персонала, что влечет за собой дополнительные расходы на обучение для бизнеса и увеличивает время, необходимое для развертывания системы, прежде чем ее можно будет использовать.
надежность
Компьютеризированные системы учета по своей природе уязвимы для таких проблем, как компьютерные вирусы, сбои питания и сбои оборудования, которые могут повлиять на надежность и доступность системы. Исправление проблем с компьютером повлечет за собой потерю времени и производительности.
Проблемы развертывания
Существенные трудности для бизнеса могут возникнуть из-за неправильной настройки бухгалтерского программного обеспечения или выбора неправильного пакета программного обеспечения для удовлетворения потребностей бизнеса.Это может привести к неадекватной или неточной отчетности, что потребует потерянного времени для исправления проблемы или развертывания нового программного решения.
