Иногда бывают случаи, когда способность визуализировать, как что-то делается, облегчает понимание. Блок-схемы процессов идентифицируют каждый шаг процесса в письменной форме, аналогичной карте. Блок-схемы процессов могут быть особенно полезны, когда организации хотят оптимизировать рабочий процесс. Блок-схема позволяет лицам, принимающим решения, идентифицировать каждый шаг в процессе, а также видеть взаимодействие шагов. Блок-схема процесса - это то, что может быть выполнено в любой организации.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Место встречи
-
Бумага
-
карандаши
-
Белая доска с маркерами
-
Заметки "Post it type"
-
Программное обеспечение для обработки текстов
-
Блок-схема программного обеспечения
Соберите членов команды в тихом месте для встреч. Пространство должно быть достаточно большим, чтобы члены команды могли передвигаться, достаточно уединенным, чтобы обсуждение не влияло на остальную часть офиса, и на нем была белая доска для отображения хода процесса, как это обсуждается. У каждого члена команды также должны быть бумажные / карандашные заметки и примечания типа «опубликовать это».
Проинформируйте команду о процессе, который будет представлен в виде схемы. Пусть команда проведет мозговой штурм на всех этапах процесса. Напишите шаги на белой доске. Не беспокойтесь о том, какие шаги идут первыми или последними - просто запишите каждый шаг в процессе. Когда все шаги в процессе перечислены, пришли к согласию с командой, что каждый шаг был записан. Запишите каждый шаг на отдельном примечании типа «опубликовать». Сотрите белую доску.
Решите, какой шаг запускает процесс. Поместите этот шаг на доску слева. Решите, какой шаг завершает процесс. Вставьте этот шаг на правой стороне доски. Определите второй шаг в процессе и поместите его справа от первого шага. Продолжайте этот процесс с каждым шагом, пока все шаги в процессе не будут расположены в их последовательном порядке от первого шага слева до последнего шага справа. Этот процесс обычно требует некоторых компромиссов между членами команды для достижения консенсуса.
Назначьте соответствующие символы каждому шагу в процессе. Овальный символ используется в начале и в конце процесса. Напишите овал поверх заметки «post-it type» на первом и последнем шаге процесса. Каждое последующее предпринимаемое действие обозначается квадратом. Каждое решение идентифицируется с бриллиантом. Приходите к согласию с каждым членом команды о том, какой символ идет на какую ноту. По завершении нарисуйте линии от каждой заметки до следующей заметки в процессе.
Проанализируйте блок-схему. Большинство процессов можно сделать более эффективными, если их можно увидеть на графике. Проверьте наличие дублирующих шагов или ненужных остановок рабочего процесса, таких как утверждения менеджера или ненужные переписывания.
Используйте программное обеспечение для обработки текста или программное обеспечение для создания блок-схем, чтобы сделать постоянную копию процесса рабочего процесса. Сохраните схему технологического процесса в качестве отправной точки для будущих улучшений технологического процесса.
