Запрос на предложение или запрос предложения, или RFP, является документом, сделанным бизнесом или организацией для поставщиков. Например, строительной компании могут понадобиться плотники или больнице может понадобиться веб-дизайнер для создания сайта. RFP - это, как правило, формальные документы с рекомендациями для поставщика. Они включают подробную информацию о бизнесе, который делает запрос, спецификации бизнес-проекта, процесс запроса поставщиков, процесс выбора поставщика или поставщиков, процесс заключения контракта и процесс связи во время запроса.
Соберите всю вашу информацию заранее. Имейте свои финансовые отчеты, бюджеты, контракты, соглашения и любые другие соответствующие документы, которые имеют отношение к проекту. Это облегчит написание вашего запроса предложений.
Напишите обзор или введение, иногда называемое «исполнительным резюме». В этом разделе представлена компания или организация, делающая запрос, и ее место в своей отрасли. В кратком изложении также представлены основные потребности проекта или бизнеса, для которых запрашиваются запросы.
Четко представьте спецификации с точки зрения того, на что будут реагировать продавцы. Определите характер и масштаб вашего проекта, ваши потребности, ожидаемый результат и любую другую важную информацию. Быть конкретными; Существует значительная разница между необходимостью создания веб-сайта и веб-сайтом, разработанным, обновляемым и регулярно управляемым.
Четко сформулируйте инструкции о том, как будет осуществляться процесс коммуникации во время процесса запроса. Если вы хотите, чтобы поставщики связались с одним человеком в вашей организации, сделайте это ясно. Если для продавцов будет организована презентация, включите в нее все подробности. Если вы не хотите, чтобы поставщики связывались с вами вообще во время процесса, укажите это окончательно. Определите, как вы будете получать предложения, должны ли они быть запечатаны и каков конечный срок.
Объясните, что запрос предложений не является контрактом и что ответ на него не гарантирует выбор. Обязательно включите информацию, которая сделает ответ продавца достойным его времени. Выложите подробную информацию о бюджете, контракте, форме платежей и оценке работ, пока проект активен.
Включите любые юридические, авторские, страховые и этические соображения для поставщиков. Это включает в себя, но не ограничивается, соглашения о конфиденциальности, требования меньшинства поставщиков, местные правила, соображения безопасности и деловой практики.
Укажите любые четкие инструкции о том, как ответы должны быть отформатированы. Проинструктируйте поставщиков о том, как вы хотите видеть номера их предложений, какую информацию они должны включать в свои предложения, например, копии страховой информации или лицензии на ведение бизнеса.
Включите прогнозируемое заключение относительно процесса отбора. Сообщите поставщикам, будут ли они уведомлены, если они не получат работу, а также что ожидать, если они выбраны для работы.
