Письмо-обязательство является официальным соглашением о предоставлении материальной поддержки бизнесу, некоммерческой или исследовательской организации. Письма о приверженности в деловом мире обычно описывают обещания предоставить финансирование или кредиты, в то время как письма некоммерческим организациям обычно обрисовывают обязательства по сотрудничеству, партнерству или другим формам материальной поддержки. Независимо от того, берете ли вы на себя обязательства финансировать бизнес или поддерживаете некоммерческую общественную группу, вам необходимо обеспечить, чтобы ваше письмо о приверженности - как и любая серьезная деловая переписка - было кратким, ясным и дипломатичным.
Просмотрите вашу информацию. В вашем письме-обязательстве будут изложены все ранее согласованные детали вашей поддержки (например, суммы денег, которые необходимо одолжить, графики и планы действий в чрезвычайных ситуациях), поэтому убедитесь, что вся ваша соответствующая информация актуальна. Ваше письмо должно содержать только условия, уже согласованные обеими сторонами. Не используйте письмо для добавления или изменения условий или положений.
Определите основные условия вашего соглашения. Открытие вашего письма должно идентифицировать вас и всех других сторон, участвующих в соглашении, а также основные условия и цели вашего обязательства. Если вы выделяете средства на проект или бизнес, укажите суммы. Если вы предоставляете другую поддержку или сотрудничество, кратко опишите, какую поддержку вы будете оказывать.
Укажите свои роли и обязанности в соглашении. Быть конкретными. Скажите точно, какова ваша роль и опишите свой круг обязанностей. Если вы предоставляете средства, опишите графики платежей, а также планы действий в чрезвычайных ситуациях, если вы не можете выполнить свои обязательства. Если вы завершаете обязательство о некоммерческом или исследовательском сотрудничестве, опишите свои точные обязанности (например, услуги или средства, которые вы планируете предоставлять) и роль, которую вы или ваша организация сыграете в сотрудничестве.
Держите ваше письмо ясным и кратким. Некоторые источники предполагают, что коммерческие письма о намерениях должны быть ограничены одной страницей. В некоторых случаях эффективные буквы могут быть короткими, как один абзац.
Будьте сердечны. Если вы пишете письмо о приверженности некоммерческой организации, имейте в виду, что ваше письмо могут увидеть другие агентства, поддерживающие или контролирующие эту организацию, поэтому обязательно укажите причины, по которым вы хотите работать с этой группой.Также упомяните любое предыдущее сотрудничество с группой. Это укрепит ваш имидж и репутацию ваших соратников в глазах других сторонников некоммерческих организаций, таких как организации, предоставляющие гранты.
