Если вы отправляете печатное деловое письмо, вам лучше всего придерживаться стандартного традиционного формата. Университет Пердью предлагает вам начать с вашего собственного имени и адреса - если они не указаны на бланке, - а затем с даты под ними. Ниже напишите имя и адрес получателя, затем приветствие. Если вы отправляете много писем, вы можете сэкономить время, настроив шаблон на своем компьютере.
Проверьте свои факты
Вы не будете завоевывать клиентов и не будете влиять на людей, если неправильно поймете основные факты. Институт Почты Эмили говорит, что вы должны быть уверены в имени и адресе получателя, а также в точном названии его бизнеса, прежде чем отправлять письмо по почте. Если имя получателя не зависит от пола, например, Пэт или Сэм, выясните, если можете, пишете ли вы мужчине или женщине. Когда вы пишете письмо, вычитайте, чтобы подтвердить, что вы все правильно написали.
Писать незнакомцам
Если вы пишете кому-то, кого плохо знаете, например, потенциальному клиенту, сохраняйте формальность, используя мисс, мистер или доктора, в зависимости от ситуации. Если вы не знаете пол, будьте осторожны с «Дорогой Пэт Смит». Если все, что у вас есть, это должность, например, директор по продажам, «Уважаемый директор по продажам» является приемлемым. Тем не менее, журнал Inc. сообщает, что если вы можете найти правильное имя, это предпочтительнее. Если это кто-то, с кем вы встречались, «Дорогой Пэт» может быть приемлемым - это вызов, который вы должны сделать.
Держите это кратким
Когда вы пишете деловое письмо, держите его кратким. Если у вас есть какая-то связь - вы встретились в Торговой палате, коллега порекомендовал ее - вы можете захотеть рассказать об этом, отмечает Xerox на ее веб-сайте. Затем перейдите к сути письма, которое должно быть для получателя. Например, если это рекламное письмо, вы хотите рассказать о преимуществах покупки у вас. Не подходите к этому, как к электронному письму, - даже если вы отправляете дюжину похожих писем, сделайте это как можно более индивидуальным.
Тщательно выбирайте слова
Если вы пишете кому-то в вашей компании, ваш выбор приветствия может зависеть не только от того, встретили ли вы ее, но и от того, является ли она вашим руководителем, генеральным директором или одним из ваших подчиненных. Консалтинговая фирма Public World говорит, что вы должны тщательно подбирать слова, чтобы не повредить вашей карьере. Даже если вы обсуждаете проблему или отправляете предупреждающее письмо, сохраняйте умеренный, вежливый тон - не пишите, когда злитесь.Предположим, что все, что вы говорите, не будет храниться в тайне, потому что часто это не так.
