Сотрудникам на всех уровнях может потребоваться написать меморандумы об объявлении (обычно называемые записками) как часть их работы. Написание эффективных заметок положительно отражается на человеке, который их написал, поскольку это признак наличия хороших коммуникативных навыков. Рекламные заметки дают положительные и отрицательные новости сотрудникам всей организации. Объявления о продвижении по службе и вакансиях часто принимаются с волнением, в то время как изменения в политике и урезанные объявления могут вызвать беспокойство и стресс. Создание надежного сообщения помогает доставлять сообщения четко и позитивно.
Определите ключевое сообщение, которое вы пытаетесь передать. Подумайте о том, будут ли новости приветствоваться или нет, и используйте эту информацию, чтобы решить, как лучше всего оформить доставляемое сообщение. Отрицательные сообщения будут нуждаться в дополнительной информации о том, почему что-то делается, в то время как положительные сообщения могут фокусироваться на доставляемых новостях без добавления подробной исходной информации о том, почему произошло событие.
Узнайте, как четыре основных компонента записки. Лучшие заметки придерживаются принятого формата, признанного в деловой письменности. При этом авторы заметок остаются нейтральными в своих объявлениях и не кажутся предвзятыми. Записки содержат четыре ключевых раздела: заголовок, открытие, текст и заключение.
Создайте свой заголовок. Заголовки включают четыре основных раздела: до, от, дату и тему. Поле «Кому:» содержит список получателей и их должности. Поле «От:» включает в себя имя и должность лица, от которого получена заметка. В поле «Дата:» чаще всего указывается дата доставки заметки, а не дата ее создания или создания. Поле «Subject:» сообщает получателям цель заметки. Эти поля похожи на поля, обычно используемые в электронных письмах, и каждое из них должно выглядеть следующим образом:
Кому: От: Дата: Тема:
Написать открытие памятки. Во вступительном абзаце основное внимание уделяется цели сообщения. включая любую справочную информацию, необходимую для того, чтобы помочь получателям понять, что делается объявление.
Напишите основную часть памятки. Тело включает в себя любую подробную информацию, которую должны знать получатели. Поощрения могут включать информацию о новой работе и обязанностях сотрудника, а также о том, когда он будет выполнять свою новую роль. Изменения в политике должны включать информацию о том, когда новая политика вступит в силу и как она повлияет на сотрудников.
Напишите заключение памятки. Хороший вывод говорит сотрудникам, что им нужно сделать, чтобы подготовиться к изменениям.
Уделите немного времени заметке, а затем вернитесь к ней, чтобы редактировать ее свежим взглядом. Хорошо написанные заметки свободны от грамматических ошибок и доставляют четкие сообщения.
