Блок-схемы полезны для демонстрации соответствия шагов бизнес-процесса. Когда они используются для документирования цикла учета, они служат не только удобным контрольным списком, чтобы убедиться, что ваши сотрудники выполняют каждый шаг в полном цикле учета каждый месяц, но также помогают анализировать и улучшать рабочие процессы учета. Как только вы поймете, какие символы использовать, где и какую информацию требует каждый из них, создать блок-схему процесса учета не составит труда.
Понять символы блок-схемы
Символы блок-схемы показывают шаги, решения и задачи, включенные в цикл учета. Хотя вы можете использовать любой символ для изображения каждого из них, многие люди используют стандартные символы. Для блок-схемы процесса учета они включают овалы, прямоугольники и параллелограммы, которые представляют собой плоские формы с противоположными сторонами, параллельными и равными по длине. Также полезными являются стрелки, указывающие направление, в котором протекает процесс учета. Как объясняет веб-сайт Mind Tools, овалы чаще всего изображают начало или конец процесса, прямоугольники определяют конкретные задачи и их инструкции или указания, а параллелограммы классифицируют результаты учета.
Создайте структуру блок-схемы
Цикл учета представляет собой набор из 10 шагов, которые выполняются в одном и том же порядке каждый отчетный период. В порядке, в котором происходит каждый шаг, цикл учета состоит из идентификации транзакций, анализа транзакций, создания записей журнала, размещения записей в бухгалтерской книге, расчета пробного баланса, внесения корректирующих записей, расчета скорректированного пробного баланса, подготовки финансовой отчетности, передачи остатки во временных счетах путем закрытия записей и расчета пробного баланса после закрытия. Определите каждый основной шаг в овале и используйте стрелки направления для создания вертикальной структуры потоковой диаграммы.
Добавить детали задачи
Проведите анализ задач, чтобы определить отдельные задачи на каждом этапе цикла бухгалтерского учета. Чем больше деталей вы предоставите, тем более полезной будет диаграмма. Например, вместо использования одного прямоугольника с надписью «Записывать записи журнала как дебеты или кредиты» перечислите каждый шаг или укажите направления для выполнения этой задачи в своем собственном прямоугольнике. Для шагов, которые производят вывод, таких как подготовка финансовой отчетности, идентифицируйте вывод, используя параллелограммы, поместите их справа от соответствующего прямоугольника и соедините их стрелками направления. Повторите этот шаг, пока блок-схема не будет завершена.
Протестировать и проверить
Как только блок-схема будет завершена, Mind Tools рекомендует вам проверить информацию и проверить ее на точность. Один из способов сделать это - попросить сотрудников бухгалтерии просмотреть диаграмму и проверить ее, выполнив шаги в точности так, как они представлены. Это также хорошее время для анализа цикла бухгалтерского учета для повышения эффективности и внутреннего контроля. Определите как ненужные, так и лишние шаги, а также шаги, которые вы должны включить. Посмотрите, обеспечивают ли процедуры бухгалтерского учета адекватный внутренний контроль, такой как защита информации и разделение обязанностей.
