Во всем мире предприятия используют электронную почту для общения, передачи данных и совместной работы. Электронная почта была эффективным инструментом для повышения производительности бизнеса и повышения надежности данных. Однако простота использования электронной почты и уменьшенная формальность могут создать непрофессиональные связи и перегрузку данных. Использование электронной почты для бизнеса также имеет недостаток, заключающийся в том, что ваша компьютерная сеть открыта для потенциальных вирусов и вредоносных программ, отправляемых через вложения электронной почты.
Снижение уровня управления
Сотрудники всех уровней бизнеса могут отправлять электронные письма всем, кто занимается бизнесом. Эта простота отправки сообщений обходит установленную цепочку подчинения и нарушает стандартные процессы рассмотрения проблем, связанных с человеческими ресурсами. Эта неформальность может также вызвать помехи руководителям, которым необходимо сосредоточиться на возможностях высокого уровня, а не на повседневных кадровых проблемах.
точность
Простота отправки электронных писем может снизить точность информации. В качестве более неформальной среды отправители обычно быстро отвечают на сообщения и не просматривают информацию. Сотрудники также могут испытывать давление, чтобы отвечать на запросы быстро, без учета точности. Когда сообщения отправляются с неточной информацией, может быть трудно исправить ошибку из-за быстрого распространения электронной почты другим сторонам.
Соревнование
Электронная почта может увеличить деловую конкуренцию. Клиенты могут направлять коммерческие предложения конкурентам, требуя более низких цен. Если они получают более низкую цену, они могут пойти с конкурентом или вернуться с просьбой о еще более низкой цене. Электронная почта также облегчает работу ваших клиентов с оффшорными компаниями, которые предоставляют услуги по более низким ценам из-за более низкой заработной платы и более низкой стоимости жизни в развивающихся странах.
Профессионализм
Электронная почта может привести к снижению уровня профессионализма. Сотрудники, как правило, используют менее формальный подход к общению при использовании электронной почты, что может показаться непрофессиональным для нынешних и потенциальных клиентов. Творческое форматирование с помощью изменения текста и цвета может показаться подростковым и не соответствовать профилю вашей компании.
Увеличение занятости
Электронная почта может увеличить потребность в сотрудниках. Для ответа на электронные письма потребителя могут потребоваться дополнительные сотрудники службы поддержки клиентов, а для сортировки и ответа на сообщения электронной почты для занятых руководителей может потребоваться больше помощников руководителя.
Информационная перегрузка
Электронная почта может легко создать информационную перегрузку в получателях. Простота копирования сообщений по всей организации может перегружать сотрудников нежелательной или ненужной информацией для просмотра. Информационная перегрузка снижает производительность.
Безопасность
Безопасность данных может быть трудно поддерживать, поскольку конфиденциальная информация может быть легко отправлена по электронной почте. Вирусы, отправленные через вложения электронной почты, которые вызывают повреждение компьютерной системы и потерю данных, могут поставить под угрозу компьютерные сети.
