В 1980-х и 1990-х годах только средние и крупные компании могли позволить себе дорогие информационные системы по кадрам (HRIS). Эти программы требовали больших мэйнфреймов и высококвалифицированных программистов для их эксплуатации и обслуживания. Сегодня практически любая компания может не только позволить себе, но и нуждается в информационной системе управления персоналом. Даже компания, в которой работает менее 10 человек, может приобрести базовую программу HRIS, которая может быть установлена на настольном компьютере для автоматизации основных процессов управления персоналом.
Что такое HRIS?
По сути, HRIS - это база данных или комбинация баз данных, которые обмениваются информацией. Например, база данных по найму сотрудников собирает всю информацию, связанную с заявками на работу. Когда предприятие нанимает нового сотрудника, его базовая демографическая информация передается другим модулям HRIS, поэтому сотрудникам отдела кадров не нужно повторно вводить данные.
Автоматизация и оптимизация процессов
HRIS состоит из трех основных компонентов - информация о сотрудниках, заработная плата и льготы. Они представляют основные бизнес-функции отдела кадров организации. HRIS помогает автоматизировать и оптимизировать эти процессы, что освобождает персонал HR для выполнения проектных работ и решения проблем. Например, сотрудники используют идентификационный номер или «смахивают» идентификационную карточку сотрудника, чтобы регистрироваться каждое утро на электронных часах, которые автоматически передают данные в HRIS. Это устраняет необходимость для сотрудников по начислению заработной платы вручную вводить рабочие часы сотрудников с карточек бумажного времени в систему начисления заработной платы.
Процесс приема на работу является еще одним хорошим примером того, как HRIS может сократить расходы. Во многих компаниях кандидаты претендуют на работу через Интернет. Это означает, что персоналу отдела кадров больше не нужно физически обрабатывать, сортировать и пересылать заявки в соответствующие отделы.
Отчетность и поддержка принятия решений
Поскольку базовые процессы управления персоналом автоматизированы, а вся необходимая информация хранится в подключенных базах данных, HRIS упрощает отчетность и действия по поддержке принятия управленческих решений. Большинство систем включают в себя различные стандартные отчеты по кадрам, которые можно использовать для управления бизнесом и планирования на будущее, например, компенсацию по периодам выплат и с начала года, зачисление пособий, а также время и посещаемость сотрудников. Многие системы управления персоналом позволят пользователям разрабатывать специальные отчеты для анализа конкретных проблем или выявления тенденций, помогающих руководству в стратегическом планировании.
Поддержка соблюдения правовых норм
Эти системы генерируют отчеты и документацию, требуемую государственными и федеральными агентствами, такие как Заявление о заработной плате и налогах W-2, Подробный и сводный отчет Комиссии по трудоустройству EEO-1 Комиссии по равным возможностям занятости, а также Отчет о болезнях и травмах Министерства труда США (OSHA 301). Отчет).
HRIS может помочь компаниям в заключении трудовых соглашений путем включения требований соглашения в повседневные операции, такие как отслеживание стажа работы с целью продвижения по службе, увольнений и повышения заработной платы. Информационные технологии также помогают отделу кадров отслеживать проблемы сотрудников и проблемы с производительностью.
HRIS Ссылки
В зависимости от сложности системы, программа HRIS позволит осуществлять обмен данными и интеграцию с другими важными бизнес-системами, такими как финансы и управление цепочками поставок. Кроме того, некоторые системы могут предоставлять сетевые ссылки своим страховым компаниям и администраторам пенсионных фондов. Это позволяет работодателю и страховой компании или администраторам фондов быстро и легко обмениваться информацией о сотрудниках.
HRIS также связывает отдел кадров компании со своими менеджерами и сотрудниками. Используя Интранет - защищенную частную компьютерную сеть, принадлежащую и управляемую компанией, - сотрудники могут вводить данные о своем рабочем времени, записываться на программы пособий или курсы повышения квалификации и получать сообщения от отдела кадров.
