План закупок проекта описывает и документирует все закупки у сторонних поставщиков, которые будут необходимы для удовлетворения потребностей конкретного проекта. Проекту могут потребоваться компьютеры, бумага или другие материалы в зависимости от характера проекта. Изложение потребностей проекта и того, как будут закупаться материалы, обеспечивает адекватный бюджет и правильное планирование. Хороший план закупок также даст конкретные шаги по тому, как инициировать и выполнять покупки. Это обеспечит справедливое удовлетворение всех заявок и в интересах компании.
Определите требования плана. Включите все цели плана. Например, получение товаров от лучших поставщиков по самой низкой цене.
Перечислите команду по закупкам. В этот список будут включены все стороны, которые будут включены в решения о закупках. Включите имена и контактную информацию для каждого человека или группы.
Документируйте обоснование закупок. Укажите причины, по которым расходные материалы необходимы и как они будут использоваться. Определите предметы, которые будут закуплены в течение всего срока реализации проекта. Включите количество необходимых предметов.
Постройте временную шкалу, которая идентифицирует все покупки, которые будут сделаны на протяжении всего проекта. Приобретение расходных материалов оптом или в определенное время года может привести к экономии. Включите эти особенности как часть временной шкалы.
Определите процесс выбора поставщика. Это включает в себя все шаги, необходимые для получения ставок. Определите минимальное количество предложений, которые будут получены, прежде чем выбрать поставщика. Перечислите любые контракты или условия оплаты, которые должны быть согласованы до выбора поставщика.
Создайте список задач, которые необходимо выполнить для покупки предмета. Укажите все документы, которые необходимо заполнить для обработки заказа на покупку. Заказы на покупку, возможно, должны быть утверждены руководством.
подсказки
-
Регулярно пересматривайте план закупок. Изменения в условиях поставщика и другие рыночные факторы могут положительно или отрицательно повлиять на план. Приспособьте план, чтобы лучше всего удовлетворить потребности бизнеса.
