Внешнее общение - это то, как бизнес или организация общаются с теми, кто находится за пределами организационной структуры. Это касается как клиентов, так и клиентов, поставщиков коммунальных услуг и деловых партнеров, организаций, занимающихся сбором средств, и, в основном, тех, кто не имеет заработной платы. Хорошее внешнее общение так же важно, как и хорошее внутреннее общение, поэтому необходимо уделять особое внимание тому, чтобы люди, находящиеся за пределами компании, пользовались таким же вниманием и уважением, как и те, кто находится внутри компании.
Соберите внешнюю обратную связь. Обратная связь относится к отчетам, сделанным для компании всеми внешними источниками, в которых изложены сильные и слабые стороны вашей способности предоставлять услуги и продукты. Если клиенты звонят, чтобы жаловаться, или вы предлагаете опросы клиентам, которые оценивают вашу производительность или используют другой метод, обратная связь укажет на пробелы в ваших способностях к общению.
Решите проблемы внешнего общения, которые вы найдете. Возможно, вы обнаружите, что клиенты чувствуют, что к ним не относятся с уважением, или что их обижают представители компании. Возможно, вы обнаружите, что ваша служба электронной почты неправильно маркирует электронные письма клиентов как спам, поэтому запросы и вопросы не принимаются. Существуют сотни потенциальных проблем с внешним общением. Как только вы точно выясните, что вызывает недопонимание, вы можете продолжить.
Создать решение для внешних проблем связи. Например, если клиенты сообщают, что представители используют слишком много технического жаргона, обучите представителей разбивать вещи так просто, как это необходимо. Если ваши клиенты сообщают, что ваша телефонная служба не работает, отремонтируйте ее и настройте так, чтобы по ней было как можно проще ориентироваться. Если онлайн-клиенты хотят получить больше информации, обновите свой веб-сайт и, возможно, предложите им способ отслеживать заказы или получить мгновенную справку от представителя. Каким бы ни было решение, оно должно решить проблему и представить работоспособное решение.
Соберите отзывы о решении вашей проблемы с внешним общением. Вам нужно почувствовать тех, на кого влияет это решение, чтобы понять, решило ли оно проблему, как для сотрудников вашей компании, так и для сторонних представителей, участвующих в процессе внешних коммуникаций.
