Когда вы арендуете вместо собственной собственности, вы даете обещание платить арендодателю арендную плату, плату за обслуживание и другие расходы. Деньги, которые вы платите каждый месяц или квартал, называются арендной платой. Эти деньги заносятся в ваш отчет о доходах в течение месяца, к которому относится арендная плата. Предоплаченная арендная плата - это арендная плата, которую вы платите заранее до установленного срока. Он представляет собой авансовый платеж за будущие выгоды, поэтому вы будете отражать его как актив для компании.
Что такое предоплата аренды?
Когда предприятие арендует помещение, такое как офис, магазин или здание фабрики, арендная плата, как правило, должна быть оплачена заранее за месяц или квартал, покрываемый арендной платой. Например, арендная плата за июнь может быть назначена на 31 мая или 1 июня. Многие компании платят арендную плату чеком. Это означает, что они должны быть организованы и получить чек по почте за несколько дней до срока оплаты. В противном случае арендодатель может не получить чек об аренде вовремя, и бизнес может столкнуться с серьезными коммерческими последствиями, такими как проценты, просроченные платежи и возможное уведомление о выселении.
Предоплата за аренду - это просто сумма, уплаченная за аренду до периода аренды, к которому она относится. Когда вы в мае выписываете чек, покрывающий арендную плату за июнь, вы сделали предоплату арендной платы. Некоторые предприятия могут вносить предоплату за аренду в течение нескольких дней каждый месяц, чтобы обеспечить своевременную доставку чека за аренду. Другие предпочитают платить аванс за несколько месяцев по коммерческим причинам, например, чтобы получить скидку на аренду или просто для уверенности, что арендная плата выплачена. Независимо от ваших причин, если вы взломали чековую книжку до наступления срока аренды, вы вносите предоплату за аренду.
Каковы расходы на аренду?
Расходы на аренду - это все расходы, связанные с арендой имущества в течение отчетного периода. Он, очевидно, включает арендную плату, которую вы платите каждый месяц или квартал, но также включает любые другие расходы, необходимые для использования имущества. Например, вы можете заплатить дополнительные деньги, чтобы покрыть такие вещи, как страхование, техническое обслуживание, ремонт помещений общего пользования и безопасности.
Расходы по аренде являются фиксированными, а не переменными, что означает, что вы должны платить их каждый месяц или квартал независимо от того, сколько продукции вы производите. Даже если вы прекратили работу на месяц, вам все равно придется платить арендную плату и другие арендные обязательства. Таким образом, расходы на аренду могут стать существенным истощением операционного дохода компании.
В чем разница между предоплаченной арендной платой и арендными расходами?
С точки зрения непрофессионала, разница проста: арендная плата - это сумма, которую вы должны заплатить в соответствии с договором аренды, а предоплаченная арендная плата - это любая арендная плата, которую вы вносите до наступления срока платежа. С точки зрения бухгалтерского учета все становится немного сложнее.
Расходы на аренду, как правило, подпадают под категорию продажных, общих и административных расходов, которые включаются в отчет о прибылях и убытках. Другие пункты SG & A включают такие разнообразные расходы, как зарплата, канцелярские товары, страхование и судебные разбирательства. Расходы на аренду классифицируются как SG & A, потому что бизнес использует свою недвижимость, чтобы работать и зарабатывать деньги.
Производственные компании могут по-разному относиться к своим арендным расходам. Для этих компаний гораздо чаще включать расходы на аренду как часть накладных расходов завода. Это связано с тем, что аренда производственных помещений связана с производством - без завода не было бы продукта. Арендная плата, не связанная с производством, например с офисными помещениями, взимается с SG & A. Однако в конце дня не имеет значения, к какой категории относятся расходы на аренду - эффект от прибыли тот же.
Каков эффект прибыли? Всякий раз, когда вы начисляете арендную плату, вы зачисляете денежный счет и списываете расходы на аренду / счет SG & A. В отчете о прибылях и убытках расходы SG & A указываются в разделе выручки и отображаются в том же блоке, что и прочие расходы, такие как амортизация и стоимость проданных товаров. Общая выручка за вычетом стоимости проданных товаров дает вашу валовую прибыль. Валовая прибыль за вычетом операционных расходов - SG & A - равна операционному доходу. Операционный доход - это показатель того, какая часть вашего дохода в конечном итоге станет прибылью после того, как бухгалтеры вычтут такие вещи, как налоги. Таким образом, чем выше ваши расходы на аренду, тем ниже будет операционный доход. Расходы на аренду напрямую влияют на количество денег в вашем корпоративном хранилище.
Чтобы понять, как предоплата за аренду вписывается в этот анализ, вам нужно знать, что в записи о расходах на аренду будет указана стоимость занимаемой площади за промежуток времени, указанный в отчете о прибылях и убытках, даже если за этот период арендная плата не была оплачена. Таким образом, если компания ABC готовит свой отчет о прибылях и убытках за июнь, а арендная плата за июнь составляет 5000 долларов, то ABC регистрирует расходы на аренду в размере 5000 долларов. Компания делает одну и ту же запись независимо от того, заплатила ли она арендную плату в июне или в мае.
Чтобы справиться с этой временной аномалией, компания должна заранее записать сумму арендной платы, которая еще не была использована. Это делается в разделе текущих активов баланса. Возвращаясь к приведенному выше примеру, если ABC заплатит арендную плату в мае, она будет записывать предоплату в размере 5000 долларов США в качестве оборотных средств до фактического понесения затрат. Для целей бухгалтерского учета предоплата аренды является преимуществом, которым компания еще не пользовалась, но будет пользоваться в какой-то момент в будущем. Это актив для компании.
Почему предприятия используют предоплатную аренду
Предприятия в основном используют предоплату аренды из-за коммерческой необходимости. Один из существенных пунктов коммерческой аренды касается срока оплаты арендной платы. Как правило, ежегодная арендная плата причитается в 12 равных выплатах на любую дату, указанную в договоре аренды, или в четырех равных платежах. В тех случаях, когда арендная плата выплачивается ежеквартально, в договоре аренды указываются четыре даты оплаты аренды, такие как 1 января, 1 апреля, 1 июля и 1 октября. В эти даты нет никакого волшебства - они просто появились по соглашению.
Однако вы обнаружите, что вас всегда просят заплатить арендную плату за один или три месяца вперед, что приводит к ситуации с предоплатой аренды. Банки и ипотечные кредиторы, как правило, настаивают на том, чтобы арендодатели получали арендную плату до наступления срока погашения ипотеки за тот же период; есть большая вероятность, что ипотечный платеж будет покрыт доходом от аренды. Таким образом, вам будет трудно найти арендодателя, который позволит вам заплатить арендную плату за долги.
В некоторых случаях вы можете оплатить более одного авансового платежа. Например, вы можете предложить заплатить арендную плату за весь год, чтобы обеспечить определенную собственность в условиях жесткой конкуренции. Или вы можете согласиться заплатить арендную плату за несколько месяцев заранее в обмен на какой-либо другой подсластитель, например, 10-процентную скидку на аренду. У каждого бизнеса будут свои коммерческие драйверы для того, чтобы положить на стол конверт с наличными.
Единственное, за что вы не можете использовать предоплатную аренду, это получить дополнительные налоговые вычеты. Как правило, предприятие будет требовать вычета в том же году, в котором оно оплачивает расходы предприятия. Итак, если вы заплатили 2000 долларов страховой премии в 2018 году, вы бы потребовали вычетов в 2018 году. Теперь представьте, что у вас есть многолетний договор страхования по ставке 2000 долларов в год. При желании вы можете одновременно оплатить страховые взносы 2018 и 2019 гг. И вычесть платеж в размере 4000 долл. США в 2018 г. Это может быть выгодно в зависимости от вашей налоговой ситуации. К сожалению, предоплата аренды является исключением из вычета, когда вы платите правило. Если в июне вы заплатите 50 000 долл. США за арендную плату за годы, вы можете вычесть только семь месяцев из этой арендной платы 31 декабря.
Примеры расходов на аренду
Важной особенностью коммерческого лизинга является то, что арендная плата редко остается неизменной в течение срока аренды. Большинство предприятий заключают договоры аренды сроком на пять или 10 лет с условием, что арендная плата будет увеличиваться ежегодно, либо в виде фиксированного процентного увеличения, либо в соответствии с инфляцией. Вместо того, чтобы учитывать колеблющиеся арендные платежи, обычно перечислять арендные расходы компании как постоянную сумму из месяца в месяц. Это известно как линейный метод учета.
Например, предположим, что компания XYZ подписывает однолетнюю аренду, которая начинается 1 января. Арендная плата составляет 2000 долларов в месяц в течение первых шести месяцев. После этого арендная плата составляет 2500 долларов в месяц. Используя линейный метод, XYZ усреднит арендную плату за весь срок аренды. В этом примере арендная плата составляет шесть месяцев по 2000 долларов и шесть месяцев по 2500 долларов или 27 000 долларов. Разделите эту сумму на 12-месячный срок аренды, и вы получите средний платеж в размере 2250 долларов в месяц. Компания записывает эти расходы на аренду в ежемесячном отчете о прибылях и убытках.
Конечно, показатели расходов на аренду не совпадают с реальностью. В течение первых шести месяцев XYZ ежемесячно платит на 250 долларов меньше, чем зарегистрированные расходы на аренду. Во втором полугодии он платит еще 250 долларов. Чтобы устранить эти различия, компании необходимо использовать счет расходов по отсроченной арендной плате.
Проще говоря, компания XYZ будет добавлять 250 долларов США в месяц на счет расходов по отсроченной арендной плате с января по июнь, а затем вычитать 250 долларов США из счета расходов по отсроченной арендной плате с июля по декабрь. В декабре на счете будет отображаться нулевой баланс. Использование счета отсроченных расходов на аренду гарантирует, что компания XYZ регистрирует расходы на аренду в соответствии с линейными правилами, а также фиксирует фактические расходы на аренду, выплачиваемые в отчете о прибылях и убытках.
Предоплата аренды учета
Предоплата за аренду отражается как текущий актив в балансе компании. Каждый раз, когда компания вносит арендную плату заранее, она должна дебетовать счет текущих активов на сумму предоплаты за аренду, а затем одновременно записывать запись о кредите на денежный счет. Таким образом, если компания XYZ заплатила всю ежегодную арендную плату в размере 27 000 долл. США, она дебетует текущие активы с предоплатой в размере 27 000 долл. США, а кредитные средства - в размере 27 000 долл. США.
Затем компания XYZ должна внести корректирующую запись в счет той части предоплаченной арендной платы, которую она использует каждый месяц. Это делается путем перевода предоплаченных расходов в отчет о прибылях и убытках за период, в течение которого компания использует арендную плату. Таким образом, в какое-то время в течение каждого месяца 12-месячной аренды он будет признавать (дебетовать) расходы на аренду в размере 2250 долл. США и списывать (кредитовать) предоплаченный актив на эту же сумму. Это в конечном итоге взимает предоплату к расходам.
Таким образом, когда речь идет о предоплате за аренду, сохраняйте предоплату за аренду в качестве актива на балансе до месяца, в котором она используется. Тогда вы будете списывать это на счет. Если вы забудете перенести предоплату на счет расходов на аренду в том месяце, к которому относится арендная плата, ваша финансовая отчетность будет переоценивать актив и занижать расходы. Важно отслеживать раздел предоплаты аренды счета текущих активов и обновлять список, прежде чем закрывать книги в конце каждого месяца.
