Будь то общение с сотрудниками, поставщиками или клиентами, обеспечение того, чтобы вы производили эффективные сообщения, жизненно важно для успеха вашего бизнеса. Чтобы убедиться, что ваше деловое общение нацелено, вы должны убедиться, что оно содержит пять характеристик, которые являются общими для наиболее эффективных сообщений.
Ясно цель
Эффективные сообщения включают в себя четкую цель информирования, убеждения или сотрудничества с предполагаемой аудиторией. Сообщение должно быть разработано в соответствии с уровнем понимания аудитории, потенциальной реакцией и отношениями с композитором. Как правило, в каждое сообщение лучше включать только одну основную идею, если только нет тесно связанных вопросов, которые необходимо решать вместе. Наличие четкой цели в деловом общении также поможет определить среду, используемую для доставки сообщения.
Соответствующие каналы
Также важно выбрать подходящий канал для доставки сообщения. Связь по электронной почте может использоваться для доставки широкой аудитории, тогда как общение лицом к лицу больше подходит для небольших групп. Официальное общение, для которого нужна документация, например, отзывы сотрудников или изменения в политике, будет лучше всего в письменной форме. Отправитель должен определить, какой выход наиболее подходит для конкретного сообщения. Например, видеопрезентация, в которой объявляется социальная компания, представляет собой творческий и увлекательный способ заинтересовать сотрудников, а использование видео для объявления о смерти в семье генерального директора может показаться невнимательным. Носитель должен дополнять, а не искажать цель сообщения.
Правильные факты
Деловое общение требует высокого уровня точности в предоставлении информации. Характеристики эффективных бизнес-сообщений включают четкие даты, факты, ресурсы и графики, которые следует перепроверить на предмет полноты и ясности. Эффективные сообщения также свободны от жаргона, сленга и «корпоративной речи». Например, вместо того, чтобы говорить, что «корпорация использует превосходные возможности для расширения стратегий», упростите ее, сказав: «наша команда использует лучшие ресурсы, чтобы помочь нашему бизнесу расти».
Полные сообщения
Письменное и устное общение будет эффективным только тогда, когда его сообщения завершены. Деловые сообщения, которые рассказывают только часть истории, могут сбить с толку получателей и не привлекать их должным образом. Хороший тест - спросить, отвечает ли какое-либо сообщение на все следующие вопросы: кто, что, когда, где, почему и как. Единственный способ, позволяющий сотрудникам, поставщикам или деловым партнерам действовать в отношении сообщения, - это предоставление им полного объема.
Креативные характеристики
Независимо от того, предназначено ли деловое общение для венчурных капиталистов или сотрудников службы безопасности, люди обращают внимание только на то, что их интересует. Самые эффективные сообщения короткие, привлекательные и точные. Большинство людей не сочтут каждое сообщение интересным, поэтому эффективный обмен сообщениями в деловом общении должен включать немного творчества. Обобщение и сжатие сообщений увеличит вероятность того, что они будут прочитаны, а выделение идей, представляющих большой интерес, будет стимулировать обратную связь и действия.
