Система инвентаризации имеет жизненно важное значение для контроля закупочных расходов и достижения целей обслуживания клиентов. Хотя электронная программа управления запасами является полезным инструментом администрирования, ключ к хорошей системе заключается в силе процедур, которые вы создаете. Некоторые из наиболее важных элементов хорошо разработанной системы - это описания предметов, система нумерации, стандартные единицы измерения и точная маркировка предметов.
Описание предметов и номера
Создайте список товаров, который включает в себя описание и уникальный номер от четырех до восьми символов для каждого элемента. Лучшая практика для создания описания - начинать с существительного, а затем использовать прилагательные в порядке убывания важности для описания предмета. Описания, такие как «чашка, кофе, большой, коричневый», «чашка, кофе, средний, белый» и «чашка, кофе, маленький, белый», являются некоторыми примерами. Номера предметов должны просто идентифицировать, а не описывать предмет. Тем не менее, вы можете включить несколько букв из описания в начале вашего номера элемента, чтобы упростить поиск элементов. Например, вы можете использовать номер «CUC101» для определения чашки кофе и номер «CUS101» для идентификации чашки содовой.
Определите стандартные единицы измерения
Создайте список утвержденных единиц измерения, чтобы уточнить списки выбора и отчеты об инвентаризации. Для большинства предприятий меры по умолчанию - это единицы, в которых вы обычно покупаете предмет. Общими единицами являются аббревиатуры для таких терминов, как каждый, кусок, фут, фунт или галлон. Рекомендации по передовой практике рекомендуют выбирать одну аббревиатуру и последовательно применять ее орфографию и внешний вид.
Определить названия мест
Назначенные местоположения могут облегчить поиск предметов в любом помещении для хранения или на складе, независимо от их размера. Если вы храните товары не в каком-либо месте, присвойте каждому местоположению имя или кодовый номер, например, «M» для основного склада и «S» для избыточного хранения. Затем разделите комнату на секции и дайте каждому уникальное имя. Например, секции могут соответствовать проходу или номеру корзины. Выполните эту задачу, определив места на полках для конкретных предметов инвентаря. Компания Clearly Inventory Company рекомендует использовать систему нумерации, в которой наименьшее число соответствует самой высокой полке и опускается к полу. Например, этикетка типа «M-2-4» говорит о том, что товар находится на четвертой полке в проходе 2 основного склада.
Этикетка и инвентарь магазина
Создайте ярлык для каждого элемента инвентаря, который соответствует списку товаров, который вы создали. Проводите инвентаризацию при маркировке, хранении и вводе данных, единиц измерения и информации о местоположении в базу данных инвентаризации. Распечатайте сбор и получение документов из базы данных и используйте их для обновления базы данных и создания отчетов инвентаризации.
