Протоколы церковных собраний предоставляют официальную, юридическую запись действий правления или комитета. Они важны внутренне для исторической точности и также используются внешними сторонами; например, с помощью кредитных учреждений, чтобы установить, что церковь одобрила проект здания, прежде чем выдавать кредит на него. Аудиторы и IRS также рассматривают протоколы как доказательство того, что определенные финансовые операции были разрешены. В большинстве организаций секретарь или секретарь записи занимает протокол.
содержание
Хотя конкретное содержание зависит от комитета, в целом, протоколы для всех церковных организаций включают в себя:
- Подробности встречи, такие как время, дата, место, кто присутствовал и кто председательствовал.
- Независимо от того, является ли собрание запланированным или специальным, и, если оно особенное, кто созвал собрание и для какой цели - приложить копию уведомления о собрании.
- Заказал запись о том, что произошло на собрании.
- Отложение и время.
- Подпись секретаря и после утверждения протокола председательствующий.
Один из самых сложных аспектов записи минут - определить, сколько деталей нужно записать. Историческая комиссия братьев-меннонитов предлагает записать основные моменты дискуссий, ведущих к принятию решений, а также рассмотренные альтернативы и краткое изложение того, почему комитет выбрал одну альтернативу над другими. Евангелический совет по финансовой отчетности предлагает совету директоров установить политику в отношении деталей, которая согласована независимо от конкретного секретаря. Он предлагает включить достаточно подробностей, чтобы показать, что доска была разумной, но не настолько, чтобы минуты читались как роман.
Принимая протокол
Перед началом собрания получите копию повестки дня. По ходу встречи делать подробные заметки, касающиеся деталей встреч, отчетов Правления, обсуждений и действий как совет проходит через каждый пункт повестки дня. Запишите движения, резолюции и решения дословно, но суммируйте обсуждения. Не забудьте указать имя каждого человека, который делает ходатайство или инициирует какое-либо действие, а также любые конфликты интересов. После завершения собрания расшифруйте и сведите свои заметки, включив в них соответствующие подробности, и поместите их в надлежащий формат, начиная с подробностей собрания, а затем в порядке повестки дня.
Сохранение минут
После того, как вы завершили черновик протокола, разошлите документ членам. Протоколы, которые вы написали для этого собрания, будут утверждены с исправлениями или без них на следующем собрании. Как только протокол будет утвержден, подготовьте окончательную копию, затем подпишите документ и попросите председательствующего также подписать его. Храните минуты в хронологическом порядке в переписном листе с вкладными листами вместе с повесткой дня собрания. Эта перекидная книга также должна содержать оглавление и копии церковного устава и конституции. В какой-то момент, возможно, ежегодно, минуты могут быть профессионально связаны.
