Являетесь ли вы командой из одного человека или полноценной компанией, наличие офисных процедур и руководящих принципов - отличный способ установить некоторые основные правила для вашего бизнеса. Это не только помогает вам в выполнении повседневных задач, но также может помочь вашим новым сотрудникам, когда они начинают работать, и вашим штатным сотрудникам, когда им нужно проверить административные вопросы.
Установление руководящих принципов и обеспечение их доступности
Создание руководства для офиса 21-го века - отличное место для начала. Офисное руководство должно включать процессы и процедуры для важных аспектов вашего бизнеса и упоминать любые заметные моменты из федеральных, штатных и местных законов о занятости. Включите информацию о политике отпусков, недискриминационной политике и компенсации работникам.
Здесь вы также можете указать миссию вашей компании, видение и основные ценности. Это помогает каждому в бизнесе оставаться на правильном пути и работать для достижения одной и той же цели. Он может включать в себя инструкции по поведению сотрудников, дресс-код, курению, рабочему времени, оплате, продвижению по службе и льготам. Сделайте свое пособие доступным для каждого сотрудника, предложив его как онлайн, так и в печатном виде. Раздайте копии всем сотрудникам и попросите их подписать письмо-подтверждение о том, что они ознакомились с правилами и понимают их.
Принимая во внимание технологии в офисе 21-го века
В офисе 21-го века важно интегрировать технологии в ваши руководящие принципы. Независимо от отрасли, в которой вы работаете, технологии играют важную роль в офисных процедурах. Многое сделано на компьютерах и смартфонах. Решите, разрешает ли ваша компания использовать офисные технологии в личных целях и каковы ваши меры безопасности. Разрешено ли сотрудникам пользоваться своими телефонами во время работы? Установив такие правила, вы сможете устранить любые разногласия до того, как они произойдут.
Создание рекомендаций для каждой роли или отдела
В зависимости от вашего бизнеса, вы можете установить процедуры для каждого отдела или каждой роли в компании. Например, если у вас есть производственный отдел, его процедуры, несомненно, будут отличаться от вашего отдела продаж и отдела маркетинга. Записывая ежедневные процедуры для каждой области вашего бизнеса, вы поможете набрать новых сотрудников быстрее и сможете руководить опытными сотрудниками, когда они забудут, как выполнять определенную задачу. Наличие места ссылки также помогает вам отслеживать все в вашем бизнесе. Некоторые офисы, в которых есть несколько уровней персонала, могут включить организационную схему, чтобы каждый знал, какова их роль в общей картине компании.
Держать линии связи открытыми
Ваши рекомендации могут обновляться всякий раз, когда необходимо включить новый важный элемент. Они не должны быть установлены в камне. Убедитесь, что вы регулярно общаетесь со своими сотрудниками, когда добавляете что-либо к служебным процедурам или своему служебному руководству. Кроме того, все ваши офисные практики должны быть легко доступны. Убедитесь, что ваши сотрудники знают, куда они могут обратиться за помощью, если у них возникнут вопросы относительно отпуска, использования сотового телефона, компенсации работникам или любой другой современной практики в офисе.
