Наличные деньги - это больше, чем просто монеты и валюта в мире бизнеса. Сюда также входят чеки, транзакции по кредитным картам и денежные переводы. Используя передовые методы обработки наличных, вы помогаете уменьшить количество ошибок и обеспечить подотчетность, даже если сумма наличных денег, с которыми вы работаете, мала. Создавая и внедряя средства управления денежными средствами, вы можете создать эффективный процесс управления исходящими платежами и полученными вами деньгами.
Ответственность за наличный расчет
Следите за лицами, которые имеют доступ к денежным средствам компании, и отмечайте обязанности каждого из них по обработке наличных. Вы должны всегда знать, где находятся денежные средства вашей компании, и уметь отслеживать нарушения в работе отдельных лиц. Вы можете добиться этого, удостоверившись в том, что для каждого платежа выдана и зарегистрирована кассовая квитанция, предоставив каждому клиенту квитанцию и документировав любые переводы. Надзорный орган должен всегда одобрять аннулированные или возмещенные транзакции и проверять депозиты наличными.
Разделение обязанностей
Когда один или двое несут ответственность за обращение с наличными, существует повышенный риск мошенничества. Разделяя обязанности по обработке наличности между несколькими лицами, один человек не может контролировать процесс обработки наличности. Попросите разных лиц регистрировать платежи наличными в бухгалтерские записи, получать деньги, вносить средства, сверять платежи наличными в бухгалтерских записях, оплачивать счета и выдавать чеки. Когда вы разделяете обязанности по обработке наличности, каждый человек подотчетен другим в процессе обработки наличности.
Сверка денежных средств
Если у вас есть практика сверки денежных средств, вы можете подтвердить, что сотрудники правильно записали кассовые операции и имеют систему сдержек и противовесов. Как минимум, вы должны сверять банковские выписки с денежными поступлениями и депозитами ежемесячно. В дополнение к учету наличных платежей, как только вы их получите, каждый день подсчитывайте и балансируйте ваши денежные поступления и сравнивайте все поступления с депозитными квитанциями. В дополнение к запланированной ежемесячной сверке денежных средств, проводите неожиданную проверку бухгалтерских записей каждый месяц.
Безопасность
Всякий раз, когда бизнес обращается с наличными, важно сохранить деньги и сотрудников в безопасности. Чтобы защитить свои финансовые активы, всегда проводите проверку биографических данных потенциальных сотрудников, прежде чем предлагать работу. Всегда храните наличные деньги в надежном месте и подробно изложите свою политику обращения с наличными в справочнике сотрудника. Ограничьте число людей, имеющих доступ к наличным деньгам, как можно меньшим, и предоставляйте пароли и комбинации только утвержденному персоналу. Каждый год или всякий раз, когда сотрудник, занимающийся денежными средствами, покидает компанию, меняйте все комбинации и пароли. Всякий раз, когда работник считает наличные деньги, он должен делать это в месте, недоступном для публики или клиентов. При получении наличных денег из одного места в другое, например, для внесения депозита или если у вашего бизнеса большой кампус, используйте систему друзей. Всегда минимизируйте количество наличных денег в вашем бизнесе на ночь, чтобы не понести значительных убытков в случае пожара или кражи.
